La signature de devis est-elle obligatoire ?

Pré-requis, obligations et solutions pour réaliser un devis conforme

Travaux, achats de matériels, prestations de services, la signature de devis constitue la première étape de l’acte de vente avec le client. Le devis papier est source d’erreurs, de perte de temps et de coûts pour le professionnel. D’autant qu’elle ne participe pas à moderniser son image de marque. Raisons pour lesquelles les entreprises délaissent le devis papier au profit du numérique. 

Pour autant, la signature de devis en ligne n’est pas encore adoptée massivement par les entreprises contrairement au contrat. Elle apporte pourtant une réponse efficace et adaptée pour fluidifier et sécuriser ce processus de vente avec le client.

Comment constituer un devis numérique ? Est-ce qu’un devis signé est engageant ? Quelle est la validité d’un devis signé électroniquement ? 

On vous explique tout ce qu’il faut savoir sur le devis et sa signature électronique.

Comprendre les obligations légales liées à la signature de devis

À quoi sert le devis dans les cadres légal et commercial ? 

L’article L221-5 du Code de la consommation oblige les professionnels à informer les consommateurs des caractéristiques essentielles de leurs produits ou prestations de services, des prix et du délai de livraison ou d’exécution. Pour une information précontractuelle claire et complète, ces informations sont le plus souvent précisées dans un devis. 

Le devis est équivalent à un contrat et engage les deux parties. Le professionnel doit délivrer le produit ou la prestation aux prix annoncés, et en retour, le client doit le payer dans le délai indiqué. Dès qu’il est signé, le devis devient exécutable. Les co-contractants sont alors obligés de respecter leurs engagements mutuels selon les conditions indiquées (versement d’acompte avant le démarrage des travaux…).

Enfin, l’étape de signature du devis scelle le démarrage de la relation commerciale entre le client et le professionnel. Elle peut être source de doutes et déclencher une ultime réflexion par le client. Il peut alors vouloir renégocier les prix ou modifier la prestation, et ce, avant la date de fin de validité du devis. Le délai de souscription peut alors être rallongé et décaler la prestation. La signature en ligne du devis s’avère bénéfique pour faciliter, sécuriser et accélérer l’acte de vente. Elle réduit le délai d’envoi du devis au client. Il est instantanément notifié et peut immédiatement valider le devis. 

La signature d’un devis est-elle toujours obligatoire ?

Si les professionnels doivent obligatoirement faire la publicité des prix des prestations ou marchandises qu’ils vendent, ils ne sont néanmoins pas toujours tenus de réaliser des devis en amont du contrat de vente avec le client. La mise en place de contrat est généralement présente lors de missions récurrentes. Lorsqu’il est facultatif, un devis pourra être utile à la description de l’offre d’un service ou d’une prestation complexe ou à la sécurisation de la transaction de part et d’autre. 

Dans certains cas, la délivrance d’un devis est au contraire obligatoire, lorsque le prix dépasse 1 500 €, ou pour certaines catégories de prestations comme : 

• Les travaux de dépannage, d’entretien ou de réparation dans les secteurs du bâtiment et de l’équipement de la maison ; 

• Les déménagements ; 

• La location automobile ; 

• La santé (appareillage auditif, chirurgie esthétique, optique médicale). 

Lors d’un achat de services, établir un devis est obligatoire si le montant est supérieur ou égal à 100 € TTC par mois ou si le client en fait la demande. 

 Un devis doit-il être signé par les deux parties pour créer un engagement mutuel? 

Le devis signé est une preuve d’engagement juridique entre le prestataire et le client 

La signature du devis scelle les engagements réciproques des parties dans les termes prévus (prix, date, durée de la prestation, acompte…). Une exception sera faite dans le cas où un devis a été signé suite à un démarchage à domicile par le professionnel : le client dispose alors d’un délai de rétractation de 14 jours.

 Comment une signature électronique peut-elle renforcer cet engagement ? 

Conforme aux exigences du règlement eIDAS et du Code Civil, la signature électronique apporte toutes les garanties applicables au devis.  

• Authentification des signataires : selon le niveau de signature choisi (simple, avancé ou qualifié), la vérification d’identité du client et du professionnel est renforcée jusqu’à l’équivalence face-à-face. 

• Intégrité : une fois la signature réalisée, le document n’est plus modifiable (contrairement au devis papier). 

• Faisceau de preuves : pour chaque devis signé en électronique, un dossier de preuves est constitué faisant foi devant le juge.

Plus sécurisée car plus difficilement falsifiable, la signature électronique devient une alternative moderne qui fluidifie et sécurise les échanges entre le professionnel et le client. Elle apporte une meilleure traçabilité, réduit les délais de souscription et limite les litiges. 

Les éléments indispensables pour que le devis soit valide 

Quel que soit le format du devis (papier ou numérique) il doit respecter un formalisme. Des informations obligatoires permettent sa bonne compréhension par le client. Il est important pour le professionnel de rédiger un devis clair, détaillé et conforme aux obligations légales.

Dans certains secteurs d’activité comme les travaux du bâtiment, des mentions supplémentaires doivent être ajoutées comme “devis reçu avant l’exécution des travaux”.

Les informations générales à inclure dans le devis 

On peut classer les mentions obligatoires en cinq catégories

 L’identification du professionnel et du client

• Entreprise : son nom, adresse, statut juridique, numéro SIRET (voire N°TVA)
• Client : son nom et son adresse (si particulier), statut juridique, numéro SIRET (si professionnel)

Les informations générales du devis

• L’indication “devis”
• Le numéro unique du devis 
• La date d’émission

Les informations liées à la prestation ou au produit

• La description détaillée de chaque produit ou service
• La quantité 
• Le prix unitaire HT
• L’ajout de détails tarifaires comme la main d’œuvre ou les frais de livraison
• La date de début et la durée estimée de la prestation

Les informations de contractualisation

• Le montant total HT et TTC
• Le montant et le taux de TVA 
• La durée de la validité de l’offre
• Les conditions de paiement (acompte et/ou solde) et les pénalités
• Les conditions de livraison
• La date et le lieu de la signature

Ce formalisme est facilité par les outils de gestion ou CRM de l’entreprise permettant de générer un devis numérique en quelques minutes. La signature électronique offre alors un processus de vente 100 % dématérialisé. 

Simplifiez et améliorez la gestion de vos devis grâce à la signature électronique 

Pourquoi adopter la signature électronique pour vos devis ? 

D’abord, elle assure la validité juridique du document et des obligations qui s’imposent au professionnel et au client. Délivrée par un prestataire de confiance tel que Certigna, la signature électronique renforce l’intégrité du document. Elle réduit par conséquent les risques de falsification et d’usurpation d’identité. 

Ensuite, elle accélère le processus de signature de devis ou de contrat avec le client. Le délai de traitement est significativement diminué : pas d’impression papier ou d’envoi manuel par mail. Depuis le CRM, le professionnel automatise l’envoi du devis via une API de signature électronique (application programming interface) . Le client le reçoit automatiquement et peut le signer instantanément, réduisant les risques de dépasser la date de validité du devis ou de renégociation des prix. 

Au-delà de fluidifier la démarche de vente, la signature en ligne simplifie la gestion administrative du devis au sein de l’entreprise (date de relance automatique, alerte en cas de délai dépassé…). Une fois le devis signé, une notification est adressée aux équipes concernées pour poursuivre la prestation (ADV, services travaux, facturation, …).

Dans le secteur du bâtiment, la prise de décision peut être longue (montants importants) au point de dépasser la date de validité du devis. La signature électronique devient alors un avantage concurrentiel pour l’entreprise. Le client n’a pas à attendre plusieurs jours pour recevoir le devis, au risque de choisir un autre prestataire. L’acceptation par le client est accélérée permettant un déclenchement des travaux plus rapide par le professionnel (et donc du paiement de l’acompte). Sur un chantier, le professionnel peut générer un devis en quelques minutes (pour des travaux supplémentaires par exemple) que le client signe sur tablette.  

Les normes autour de la signature électronique 

La signature électronique est régie par le règlement européen eIDAS. Il en précise le cadre juridique et définit 3 niveaux de confiance :

• Simple : pour les actes courants et les documents à faibles risques juridiques et financiers (devis, courriers, feuilles d’émargement…) 

• Avancée : elle renforce la vérification d’identité des signataires. Raison pour laquelle, elle est privilégiée pour les documents aux enjeux juridiques importants (contrat, ouverture de compte bancaire, souscription à une assurance…) 

• Qualifiée : c’est le niveau le plus sécurisé car elle est équivalente à la signature manuscrite. Elle est idéale pour les actes notariés ou d’avocats et les marchés publics ou de travaux. 

Dans tous les cas, un document signé électroniquement ne peut être refusé comme preuve en justice pour cette raison (article 1366 du Code Civil).

Dans le cadre d’un devis, la signature électronique de niveau simple suffit et l’horodatage du document prouve la date et l’heure avec exactitude. Cependant, les devis pour des travaux peuvent nécessiter un niveau de signature supérieur au vu des montants des travaux souvent élevés. 

Automatisation et optimisation avec Certigna SIGN 

La solution de signature électronique Certigna SIGN permet de signer les devis en ligne de manière fluide et sécurisée. Grâce à son ergonomie intuitive, le client consulte le document, appose les potentielles mentions légales et le signe, en moins de 2 minutes.

Certigna, en tant que tiers de confiance certifié par l’ANSSI, délivre des signatures électroniques conformes aux exigences européennes. C’est pourquoi, la plateforme Certigna SIGN offre les 3 niveaux de signature : simple, avancé et qualifié. Elle s’adapte aux process de vente notamment pour les devis de travaux où les montants peuvent nécessiter une double validation interne avant la signature du document par le client.  

Deux implémentations sont possibles : 

• Le mode portail web, idéal pour un démarrage immédiat sans intégration

• L’API de signature électronique s’adresse aux organisations souhaitant automatiser la signature depuis leurs applications métiers

Disponible en marque blanche, Certigna SIGN est une solution ouverte et évolutive qui s’intègre aux solutions métiers de l’entreprise. 

Conclusion 

Le devis numérique est adopté par l’artisan ou le professionnel. Couplé à la signature électronique, il accélère l’acte de souscription par le client. Sécurisée et adaptative, elle s’adapte à vos process de vente (devis, contrat, avenant…) sans dégrader l’expérience client et la valeur juridique du document.