Communiquer en amont aux destinataires le mode de transmissions des futurs bulletins
La loi autorise l’entreprise à mettre en place une édition dématérialisée des fiches de paie sans obtenir le consentement préalable des salariés. Pour autant, vous devez, en tant qu’employeur, les informer de votre démarche un mois avant son déploiement. Le salarié peut s’y opposer.
Cette démarche de communication doit favoriser l’adhésion des équipes aux nouveaux outils numériques. Pédagogie et accompagnement au changement sont les maîtres mots pour faciliter un usage massif par les salariés (présentation, démonstration, tutoriel…).
Obtenir un certificat électronique sécurisé pour signer au nom de sa société
La législation sur la fiche de paie vous impose de signer numériquement vos documents afin d’en assurer la même valeur juridique qu’un bulletin papier dûment tamponné par vos services.
Le Cachet Signature tel que celui délivré par Certigna vous permet de justifier l’identité de votre organisation en tant que personne morale (entreprises, associations, collectivités, etc.). Il garantit l’authenticité et la provenance des documents dématérialisés et leur confère dans le même temps une véritable valeur juridique.
Seul un Tiers de Confiance agréé et membre de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique (FNTC), comme Certigna, peut vous délivrer des certificats conformes aux exigences du Référentiel Général de Sécurité (RGS).
Mettre en place une solution garantissant l’intégrité du processus
Pour déployer le bulletin de paie dématérialisé, la première étape est d’en assurer son intégrité au travers d’une signature électronique. Elle certifie que la fiche de salaire a bien été émise par l’employeur et que son contenu n’a subi aucune altération.
En complément, l’horodatage qualifié assure avec certitude la date et l’heure à laquelle le bulletin de paie a été créé avant sa transmission au salarié. Ainsi, il sécurise le processus de dématérialisation, atteste du respect du délai légal et renforce la traçabilité des documents digitaux. Enfin, l’horodatage de la fiche de paie dématérialisée sert de preuve d’antériorité.
Prévoir un coffre-fort électronique pour vos salariés et vos ex salariés
Le coffre-fort numérique permet d’assurer la disponibilité en ligne de la fiche de paie dématérialisée. L’objectif est de mettre en œuvre les outils et ressources nécessaires pour que le salarié puisse les récupérer à tout moment, même après son départ de l’entreprise. La loi exige que l’employeur garantisse cette disponibilité via un archivage probant :
- soit pendant une durée de cinquante ans ;
- soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
Le coffre-fort numérique, telles que Sqalia Archive du groupe Tessi, répond à ces exigences. Il offre à l’employeur une alternative légale et sécurisée au bulletin de salaire papier stocké dans des cartons :
- Archivage électronique à valeur probatoire ;
- Traçabilité des documents ;
- Respect des exigences du RGPD ;
- Accessibilité en ligne pour le salarié.
Garantir une confidentialité absolue et une accessibilité facile à vos bulletins de paie
Les salariés doivent disposer de leurs bulletins de paie en ligne dans un format courant de type PDF. L’entreprise est tenue d’assurer à la fois l’accessibilité et la confidentialité de la fiche de paie électronique. Comme tout document sensible et personnel, elle est soumise au respect des exigences du RGPD (Règlement général sur la protection des données). Le déploiement d’un coffre-fort digital apporte une réponse légale et sécurisée à ces enjeux. Il permet d’assurer à la fois la confidentialité et la mise à disposition rapide du bulletin de paie numérique auprès du salarié.
