Certificat Helios | Télétransmission à la DGFIP

La dématérialisation de la comptabilité publique locale

Depuis l’arrêté du 27 juin 2007 portant application de l’article D.1617-23 du code général des collectivités territoriales, la DGFiP (Direction Générales des Finances Publiques) tend à la dématérialisation de l’ensemble des opérations de comptabilité publique.

C’est la raison pour laquelle elle a mis en place un progiciel de gestion comptable dédié aux collectivités locales : l’application Hélios.

Certificat Hélios et l'Autorité de Certification

Depuis le 1er janvier 2015, la volonté de dématérialisation de la DGFiP s’est accentuée et les protocoles informatiques précédents ont été rassemblés et uniformisés au sein du logiciel Hélios dans un Protocole d’Échange Standard unique : le PES V2.

Touchant à la transmission électronique de données comptables et financières à caractère sensible, le nouveau PES d’Hélios permet de dématérialiser vos échanges avec votre comptable public en toute sérénité.

En plus des déclarations de budget (recettes et dépenses locales), le PES V2 autorise la transmission de vos pièces justificatives numérisées et de vos bordereaux au Trésor Public.

Pour avoir accès à la fonction de télétransmission sur Hélios, vous devez préalablement avoir fait acte de candidature auprès de la DGFiP afin d’établir une “convention de mise en œuvre de la dématérialisation de flux comptable”.

Cette convention précise les modalités de mise en oeuvre de la télétransmission que vous avez convenues avec votre comptable public. Elle peut être manuelle ou automatisée.

L’arrêté relatif à la signature électronique dans la commande publique du 12 avril 2018 définit les modalités et l’utilisation de la signature électronique dans le cadre des procédures de la commande publique.

Ainsi, pour transmettre “manuellement” vos informations sur Hélios, il vous sera demandé de vous authentifier et de signer électroniquement vos documents.

En cas d’utilisation du mode automatisé, vous aurez accès à la transmission automatique de vos documents après avoir préalablement déclaré dans votre convention, un «tiers de télétransmission» remplissant le cahier des charges.

Dans ces deux cas, l’utilisation d’un certificat Hélios est obligatoire.

Le “certificat Hélios” a une double vocation dépendamment de votre utilisation de la plateforme (en mode manuel ou automatisé) :

signer les flux de documents, les bordereaux, les pièces justificatives si vous utilisez le mode manuel,
transmettre automatiquement vos données à la DGFiP en mode automatisé.

C’est ici que nous intervenons, car seule une autorité de certification telle que Certigna peut délivrer des certificats respectant la norme RGS requise pour une utilisation conforme et sécurisée d’Hélios.

Nous vous proposons donc deux types de certificats Hélios. Votre mode d’utilisation de la plateforme déterminera le certificat Hélios dont vous avez besoin. Vous pourrez au choix :

utiliser une signature électronique conforme aux attentes de la DGFiP
automatiser la télétransmission de vos pièces justificatives en permettant au serveur de la DGFiP d’authentifier le serveur de votre collectivité.

Les solutions de Certificat Hélios

Pour signer vos flux de documents, vos bordereaux et vos pièces justificatives

Le certificat numérique Certigna ID RGS**/eIDAS s’apparente à une « pièce d’identité numérique professionnelle » qui contient l’ensemble de vos informations professionnelles : nom, prénom, email, nom de société …

Pour transmettre automatiquement toutes vos données auprès de la DGFIP

Ce certificat Hélios permet d’authentifier votre application/serveur auprès des services de la DGFIP ouvrant ainsi votre accès à la télétransmission automatique et sécurisée de vos données.

Les objectifs de l’application Hélios

La DGFiP a développé Hélios pour de nombreuses raisons et notamment pour suivre plus simplement le recouvrement des titres de recette, des dépenses, des régies et la gestion des ressources des personnes hébergées.

A l’ère du “zéro papier” et du “tout-numérique”, il paraissait essentiel que la DGFiP prenne le virage de la dématérialisation documentaire.

L’application Hélios interface le Trésor Public avec les collectivités et les établissements publics locaux ( santé, sociaux et médico-sociaux, Habitation à Loyer Modéré) dans son processus comptable et budgétaire.

C’est un moyen rapide, sûr et efficace d’effectuer vos obligations comptables en ligne pour:

Limiter les erreurs de saisie ou d’envoi
Améliorer le suivi des documents émis
Raccourcir les délais de paiement et de recouvrement
Réduire les frais d’affranchissement, d’impression et d’archivage des dossiers
Supprimer une consommation excessive de papier en évitant l’impression de 550 millions de documents papier par an
Impliquer l’ensemble des participants de la chaîne comptable et financière publique dans un geste collectif environnemental (collectivités, état et chambres)

La modernisation des processus via Hélios contribue à un fonctionnement plus simple, plus fluide et plus économique de l’ensemble de la chaîne de comptabilité publique allégeant ainsi les charges qui lui sont liées.

Mais ce n’est pas tout ! La signature électronique requise par Hélios inclut un jeton d’horodatage qui permet d’identifier précisément la date de création ou de réception d’un fichier. Le traçage des dossiers transmis est donc plus précis et plus facile.

De même, la signature électronique via le certificat Hélios est un gage de confiance qui permet d’accélérer les étapes de validation des maillons successifs de la chaîne. Les échanges sont plus fiables, les transmissions inter-services plus rapides et largement plus efficaces !

De bout en bout de la chaîne budgétaire et comptable, la dématérialisation des documents des pièces comptables transmises par l’application Hélios apporte de multiples avantages pour chacun de ses intervenants.

L’application Hélios : des bénéfices pour tous

Dématérialisation des pièces justificatives

Aujourd’hui, le PES V2 autorise les collectivités et établissements publics à dématérialiser l’intégralité des pièces justificatives, bordeaux et titres. Ainsi l’ensemble des documents sont désormais transmis numériquement au comptable public.

Limitation des risques de rejet des collectivités locales

La totalité des flux comptables entre ordonnateur et comptable public est dématérialisée via le PES V2. Le risque d’erreurs de saisie est limité et le certificat Hélios garantit la fiabilité des documents transmis, leur confidentialité, leur intégrité et leur traçabilité.

Gain de temps sur les procédures

Grâce à Hélios, l’envoi des pièces comptables étant plus rapides, les délais des procédures de validation sont plus courts, raccourcissant ainsi les délais de paiement et de recouvrement.

Réduction des coûts

Les documents papier engendrent des coûts de fonctionnement importants devenus inutiles. L’utilisation d’Hélios offre aux collectivités locales une économie significative sur leurs coûts d’affranchissement, d’impression et de stockage des documents.

Fluidité des échanges entre ordonnateur & administration

La version enrichie du PES V2 permet la transmission des bordereaux, titres, mandats et pièces jointes. C’est un outil précieux pour le comptable public qui effectue ainsi moins de contrôle des flux et gagne en qualité de service. Pour gagner du temps, des informations additionnelles peuvent être ajoutées au même flux simplifiant les échanges entre l’ordonnateur et l’administration. Un avantage qui bénéficie au comptable sur le plan organisationnel.

Téletransmettre mes données comptables à la DGFiP via l’application Hélios, une obligation légale ?

La Direction Générale des Finances Publiques est plus que jamais impliquée dans la dématérialisation des documents traités dans la chaîne de comptabilité publique.

C’est pourquoi, l’arrêté du 27 juin 2007 portant application de l’article D.1617-23 du code général des collectivités territoriales requiert la “dématérialisation des opérations en comptabilité publique”.

Mais après quelques années, cette mesure tarde à se mettre en place et la DGFiP lance un nouvel arrêté le 3 août 2011 fixant au 1er janvier 2015 la date-butoir de remplacement des protocoles informatiques antérieurs par le Protocole d’Échange Standard (PES V2).

La démarche devient alors obligatoire pour toutes les collectivités territoriales et les établissements publics locaux.

Depuis le 1er janvier 2015 et la mise en ligne effective du PES V2, il ne subsiste plus aucune raison valable pour contourner la dématérialisation.

Contrairement aux précédents protocoles de transmission des titres et mandats, le PES V2 accepte la télétransmission de la totalité des pièces comptables :

Bordereaux
Titres
Mandats
Pièces jointes.

Ainsi le PES V2 doit aujourd’hui être adopté par toutes les collectivités et établissements publics locaux pour remplir leurs obligations comptables et financières.

Application Hélios : quels sont les prérequis pour transmettre mes documents dématérialisés ?

01. Avez-vous un logiciel comptable ?

En premier lieu, vous devez disposer d’un logiciel comptable et financier permettant le suivi et l’exécution du budget dans le respect des normes budgétaires (M14, M22, M31, M4, M41, M42, M43, M49, M52) et capable de générer des flux dans un format compatible avec le PES V2 d’Hélios.

02. Avez-vous un logiciel de signature ?

Ensuite, il vous faudra obtenir un logiciel permettant de parapher vos documents et d’y apposer votre signature électronique.

Un certificat Hélios tel que le certificat électronique Certigna ID RGS**/eIDAS vous sera nécessaire pour la transmission de vos pièces.

03. Utilisez-vous un dispositif de télétransmission ?

Pour accéder à l’application Hélios et envoyer vos flux PES V2, vous devrez également utiliser un dispositif de télétransmission homologué par le Ministère des Finances jouant le rôle de postier numérique appelé “Tiers de Télétransmission” (TDT).

Certificat Hélios