Mois : juin 2020

Depuis le 1^er octobre 2018 et via la réforme des marchés publics de 2016, les entreprises sont tenues de soumettre leur candidature aux appels d’offres publics par voie électronique. Cette obligation concerne les marchés publics qui répondent à un besoin dont la valeur est supérieure ou égale à 40 000 euros hors taxes. Auparavant de 25 000 euros HT, ce seuil de dématérialisation a été rehaussé le 1^er janvier 2020, afin de faciliter l’accès des TPE et PME à la commande publique.

La dématérialisation des marchés publics supporte néanmoins quelques exceptions pour lesquelles la voie numérique n’est pas obligatoire : 

• les marchés concernant les services sociaux ;
• la défense et la sécurité ;
•  les contrats de concession.

Constituer un dossier dématérialisé de réponse à appel d’offres est plus aisé pour les grandes entreprises, plus aptes à faire face à des contraintes administratives lourdes. Il est cependant impératif pour les TPE et PME de se familiariser avec les étapes et procédures de réponse aux appels d’offres électroniques. Détentrices de près d’un tiers du montant des marchés publics attribués en 2018, les PME ont un rôle considérable à jouer dans la course à l’obtention des commandes publiques.

Quel que soit le profil de votre entreprise, et si vous vous demandez comment répondre à un appel d’offres dématérialisé, la lecture des cinq étapes suivantes vous permettra de répondre au mieux à cette question.

Étape 1 : s’inscrire sur la bonne plateforme d’acheteur

L’avis de publicité, ou l’AAC (Avis d’Appel à la Concurrence), est une annonce publiée par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice (ou acheteur) pour informer les potentiels candidats (ou soumissionnaire) de la passation d’un ou de plusieurs marchés ou accords-cadres.

Les modalités de publication des avis et leurs mentions sont réglementées.

L’avis de publicité peut être publié dans les publications spécialisées dans les marchés publics :

– le bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP)

– les journaux habilités à recevoir des annonces légales (JAL)

– le journal officiel de l’Union européenne (JOUE).

Il peut aussi être publié sur les plateformes ou profils d’acheteurs publics, tels que PLACE, la plateforme des achats de l’État.

Vous pouvez vous inscrire sur les sites de ces publications afin de créer votre profil de recherche et de recevoir par email, les notifications des avis d’appel publics à la concurrence.

Vous pouvez aussi retrouver l’AAC directement sur le site du pouvoir adjudicateur. En effet, si les administrations de l’État disposent d’un profil acheteur unique (PLACE), ce n’est pas le cas des autres administrations (collectivités locales, établissements publics locaux, personnes morales de droit privé soumises à la commande publique, etc.). Les avis de marchés publics doivent donc mentionner le site internet de l’acheteur sur lequel les entreprises ont l’obligation de répondre.

Étape 2 : télécharger le dossier de consultation des entreprises (DCE)

Un avis de publicité a retenu votre attention, vous a mené directement sur le site du pouvoir adjudicateur, et vous souhaitez désormais savoir comment répondre à l’appel d’offres dématérialisé qui vous intéresse. Vous devez maintenant prendre connaissance des documents de la consultation, à télécharger gratuitement sur le site du pouvoir adjudicateur sur lequel vous vous trouvez.

Il n’est pas nécessaire, mais fortement conseillé de créer un compte pour télécharger le DCE. En effet, votre compte sera créé pour le jour du dépôt de votre réponse et vous recevrez par notification e-mail toutes les modifications du DCE, les questions posées par les autres soumissionnaires ainsi que les réponse du pouvoir adjudicateur.

Au sein du DCE, vous pourrez trouver les pièces suivantes (liste non exhaustive) :

• Le règlement de la consultation (RC)
  Il complète l’AAC et fixe les règles de la consultation (identification de l’acheteur, date et heure limites de réception des offres, objet de la consultation, allotissement, délais d’exécution ou de livraison, critères de jugement des propositions, etc.).
• L’acte d’engagement (AE) ou formulaire ATTRI1 et ses annexes éventuelles 
  Il s’agit d’un document contractuel destiné à présenter votre offre et par lequel vous adhérez aux clauses du marché public objet de la consultation.
• Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) 
  Ce document regroupe les stipulations juridiques et financières (garanties, conditions de règlement et de financement, pénalités de retard, délais d’exécution, etc.).
• Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP)
  Le CCTP fixe les clauses techniques d’un marché particulier déterminé. Ce sont les stipulations qui donnent une description précise des prestations à réaliser et permettent à la personne responsable de suivre le déroulement du marché et la bonne exécution de ces prestations. Ils détaillent ainsi l’objet du marché.
• Les pièces relatives au prix 
  Elles peuvent comprendre la décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) pour les marchés à prix forfaitaires, le bordereau des prix unitaires (BPU) et le détail quantitatif estimatif (DQE) pour les marchés à prix unitaires.
  
  

Étape 3 : constituer le dossier de réponse

Cette étape va vous permettre de comprendre précisément comment répondre à un appel d’offres dématérialisé en détaillant les éléments de votre dossier de réponse, qui doit être constitué de deux parties.

• Le dossier de candidature
  Il permet à l’acheteur d’évaluer l’aptitude du candidat à exercer son activité professionnelle et ses capacités économiques et financières. Grâce à ce dossier, l’acheteur vérifie également que l’entreprise n’entre dans aucun cas d’interdiction de soumissionner à un marché public.

On y trouve généralement :

– les formulaires DC1 (lettre de candidature) ;

– DC2 (déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement) ;

– et DC4 (déclaration de sous-traitance).

Ces derniers sont néanmoins appelés à disparaître au profit du seul DUME (Document Unique de Marché Européen), document harmonisé pour toutes les plateformes d’acheteurs. Vous pourrez aussi être amenés à fournir des pièces annexes, comme vos bilans des trois dernières années, la liste de vos effectifs, ou celle de votre outillage, selon les exigences de l’acheteur.

• Le dossier d’offre
  Il est composé de votre offre financière, qui comprend des pièces relatives au prix (acte d’engagement, DPGF, BPU, DQE), et de votre offre technique (mémoire technique, note méthodologique etc.), qui doit être spécifique au contrat concerné.
  
  

Étape 4 : transmettre les pièces

Comment répondre à un appel d’offres dématérialisé sans commettre d’erreur ? Vous devez impérativement transmettre votre réponse avant l’heure limite fixée par l’acheteur. Si votre transmission prend fin après ce délai, votre offre sera considérée comme invalide, même si une partie des documents a été envoyée avec succès, et y compris si la procédure d’envoi a démarré avant l’heure limite.

Alors, comment répondre à un appel d’offres dématérialisé avec succès ? Nous vous conseillons de simuler le dépôt de vos documents de réponse sur l’espace test proposé par les profils d’acheteur. Cela vous permettra de remédier aux problèmes techniques éventuels, liés par exemple à votre connexion Internet ou à la configuration de votre poste de travail. Le processus de réponse à un appel d’offres dématérialisé inclut enfin de recevoir un courriel de confirmation envoyé par le profil d’acheteur, et qui validera que la transmission de votre dossier a abouti. Lors de votre inscription, choisissez donc une adresse e-mail valide !

Si, malgré vos précautions, vous jugez que votre réponse à un appel d’offres dématérialisé n’est pas satisfaisante ou est incomplète, vous pourrez déposer un nouveau dossier complet, en respectant l’heure limite. Seul le dernier dossier de réponse déposé sera examiné par l’acheteur.

Si répondre à un appel d’offres dématérialisé possède de nombreux avantages comparé à la procédure « papier », un peu d’expérience est toutefois nécessaire pour acquérir de bons réflexes et ne pas se tromper. Afin de faciliter votre réponse aux appels d’offres dématérialisés, il est donc préférable d’anticiper en acquérant le plus tôt possible votre certificat d’appel d’offres auprès d’une Autorité de Certification comme CERTIGNA d’autant plus que le pouvoir adjudicateur peut exiger que les documents de réponse et notamment l’acte d’engagement soit signé au moment du dépôt.

Étape 5 : signer électroniquement

Vous savez maintenant comment répondre à un appel d’offres dématérialisé mais il vous faut encore signer électroniquement les documents lors du dépôt si le pouvoir adjudicateur l’exige ou pour la signature du marché si vous avez été retenu. Pour cela, vous devez disposer d’un certificat de signature électronique fourni par une Autorité de Certification telle que CERTIGNA.

Le certificat électronique pour appel d’offres a en effet pour vocation de garantir l’identité du signataire ainsi que l’intégrité du document numérique signé. Depuis le 1^er octobre 2018 et conformément au Règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services), candidater à un marché public requiert, a minima, une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié.

Ce type de signature répond à des exigences accrues en matière d’identification du signataire. Avec l’offre Certigna ID RGS** eIDAS, votre signature de réponse à un marché public remplit non seulement les conditions fixées par le Règlement eIDAS, mais respecte également le niveau RGS** du référentiel général de sécurité (RGS). Dans le cadre d’une réponse électronique à un marché public, une signature comportant un niveau de sécurité RGS* ne suffit pas.

Pourquoi opter pour la dématérialisation comptable ?

Une forte incitation de l’État à la dématérialisation

Depuis le 1^er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation de transmettre leurs factures sous format électronique à leurs clients 

Pour le secteur privé, pas d’obligation mais une forte incitation à la dématérialisation. Au niveau européen, la directive européenne 2001-115-CE, entrée en vigueur le 1^er janvier 2004, instaure une équivalence entre la facture numérique et la facture papier. Et la directive 2010/45/EU oblige les administrations fiscales des États membres à reconnaître les factures électroniques, à condition que l’authenticité et l’intégrité du document soient garanties par une signature électronique incluant un système d’horodatage. 

En France, depuis 2015, il est devenu impossible de refuser les factures émises sous forme dématérialisée. D’ici à 2023-2025, la facture électronique devrait complètement remplacer la facture papier et l’envoi de PDF dans les échanges entre entreprise. De quoi inciter plus d’une entreprise à passer à la dématérialisation comptable.

Faire la distinction entre numérisation et dématérialisation juridique

Numériser vos documents ne suffira pas pour leur donner une valeur juridique. Pour cela, il vous faudra assurer :

• son authenticité, à savoir l’identité de son émetteur. Pour cela il vous faudra utiliser une signature électronique ainsi que l’horodatage.
• son intégrité : la signature électronique vous permettra de garantir que son contenu n’a pas été altéré.
• sa lisibilité : vous devrez utiliser des formats standards, tels que le format PDF.

Sécurisation des documents

De plus en plus de documents comptables doivent pouvoir justifier de l’intégrité de leur contenu et de leur authenticité. Grâce au recours à des solutions de signature électronique et d’horodatage, vos documents comptables numériques auront la même valeur juridique que des documents papier et seront parfaitement sécurisés.

La dématérialisation comptable permet en outre d’éviter les inévitables erreurs liées à la saisie manuelle des données. Les logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) ou de lecture automatique de documents améliorent sensiblement la qualité d’identification et d’intégration des données.  

Une solution organisationnelle

La dématérialisation comptable est une solution à l’explosion des données financières et comptables des entreprises. Elle permet de fluidifier le traitement de ces données, et de manière plus générale le fonctionnement de l’entreprise. 

La dématérialisation comptable permet :

• D’automatiser le processus de facturation,
• De réduire significativement le coût de traitement des factures. Selon les études, ce gain oscille entre 50 % et 70 % par rapport au traitement de documents papier.
• D’accélérer le processus de validation interne des factures,
• De mieux gérer les délais de paiement,
• D’améliorer la traçabilité et le suivi comptable,
• D’améliorer l’empreinte environnementale en réduisant les impressions papier.

La dématérialisation comptable correspond en outre à une demande croissante, autant en interne qu’en externe de la part des fournisseurs et clients. 

Quels documents comptables dématérialiser ?

La dématérialisation comptable a pour avantages non seulement de réduire significativement les coûts mais également les délais de traitement. À ces atouts, s’ajoutent des bénéfices par type de documents comptables dématérialisés. 

Comment mettre en place votre dématérialisation comptable ?

1. Sélection des documents devant être numérisés
   Tous les documents ne méritent pas d’être numérisés. Un travail de sélection est indispensable avant de lancer le processus de dématérialisation. Concentrez-vous sur les documents qui sont les plus consultés, qui sont les plus utiles à vos collaborateurs ou ceux qui ont besoin d’être partagés. 
   
   
2. Processus de dématérialisation comptable
   La dématérialisation nécessite la numérisation des documents qui ne sont pas encore sos format numérique. Pour cela, différentes solutions techniques s’offrent à vous :
   – la numérisation via un scanner classique
   – la numérisation via un scanner complété d’un logiciel de lecture automatique de documents (LAD) qui permet d’identifier et de capturer de données sur des documents. Ces logiciels peuvent, par exemple, lire et transcrire des données manuscrites mais aussi identifier des cases à cocher. Ils facilitent l’extraction et l’intégration des données ainsi que l’indexation des documents.
   
   
3. Sécurisez et certifiez vos documents dématérialisés
   Une solution de signature électronique mais aussi d’horodatage devront être intégrées à ce processus de dématérialisation comptable pour assurer la valeur juridique des documents. Véritable sceau électronique fournit par un tiers de confiance tel que CERTIGNA, l’horodatage permet d’attester de l’existence d’un document à une date et une heure précises. Il garantit aussi l’intégrité des données après cette date.
   Pour en savoir plus sur nos solutions de signature et d’horodatage qualifiées RGS et eIDAS, nos experts répondent à vos questions.
   
   
4. Archiver les documents
   Une fois dématérialisés, vos documents sont stockés de manière sécurisée tout en restant accessibles aux personnes ayant besoin de les consulter et transmettre. Cet archivage peut s’accompagner de la mise en place d’une solution de workflow pour automatiser certaines tâches (comme les processus de validation ou de relance) et améliorer la gestion des flux de documents.

Le saviez-vous ?

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