La signature de devis est-elle obligatoire ?

Pré-requis, obligations et solutions pour réaliser un devis conforme

Travaux, achats de matériels, prestations de services, la signature de devis constitue la première étape de l’acte de vente avec le client. Le devis papier est source d’erreurs, de perte de temps et de coûts pour le professionnel. D’autant qu’elle ne participe pas à moderniser son image de marque. Raisons pour lesquelles les entreprises délaissent le devis papier au profit du numérique. 

Pour autant, la signature de devis en ligne n’est pas encore adoptée massivement par les entreprises contrairement au contrat. Elle apporte pourtant une réponse efficace et adaptée pour fluidifier et sécuriser ce processus de vente avec le client.

Comment constituer un devis numérique ? Est-ce qu’un devis signé est engageant ? Quelle est la validité d’un devis signé électroniquement ? 

On vous explique tout ce qu’il faut savoir sur le devis et sa signature électronique.

Comprendre les obligations légales liées à la signature de devis

À quoi sert le devis dans les cadres légal et commercial ? 

L’article L221-5 du Code de la consommation oblige les professionnels à informer les consommateurs des caractéristiques essentielles de leurs produits ou prestations de services, des prix et du délai de livraison ou d’exécution. Pour une information précontractuelle claire et complète, ces informations sont le plus souvent précisées dans un devis. 

Le devis est équivalent à un contrat et engage les deux parties. Le professionnel doit délivrer le produit ou la prestation aux prix annoncés, et en retour, le client doit le payer dans le délai indiqué. Dès qu’il est signé, le devis devient exécutable. Les co-contractants sont alors obligés de respecter leurs engagements mutuels selon les conditions indiquées (versement d’acompte avant le démarrage des travaux…).

Enfin, l’étape de signature du devis scelle le démarrage de la relation commerciale entre le client et le professionnel. Elle peut être source de doutes et déclencher une ultime réflexion par le client. Il peut alors vouloir renégocier les prix ou modifier la prestation, et ce, avant la date de fin de validité du devis. Le délai de souscription peut alors être rallongé et décaler la prestation. La signature en ligne du devis s’avère bénéfique pour faciliter, sécuriser et accélérer l’acte de vente. Elle réduit le délai d’envoi du devis au client. Il est instantanément notifié et peut immédiatement valider le devis. 

La signature d’un devis est-elle toujours obligatoire ?

Si les professionnels doivent obligatoirement faire la publicité des prix des prestations ou marchandises qu’ils vendent, ils ne sont néanmoins pas toujours tenus de réaliser des devis en amont du contrat de vente avec le client. La mise en place de contrat est généralement présente lors de missions récurrentes. Lorsqu’il est facultatif, un devis pourra être utile à la description de l’offre d’un service ou d’une prestation complexe ou à la sécurisation de la transaction de part et d’autre. 

Dans certains cas, la délivrance d’un devis est au contraire obligatoire, lorsque le prix dépasse 1 500 €, ou pour certaines catégories de prestations comme : 

• Les travaux de dépannage, d’entretien ou de réparation dans les secteurs du bâtiment et de l’équipement de la maison ; 

• Les déménagements ; 

• La location automobile ; 

• La santé (appareillage auditif, chirurgie esthétique, optique médicale). 

Lors d’un achat de services, établir un devis est obligatoire si le montant est supérieur ou égal à 100 € TTC par mois ou si le client en fait la demande. 

 Un devis doit-il être signé par les deux parties pour créer un engagement mutuel? 

Le devis signé est une preuve d’engagement juridique entre le prestataire et le client 

La signature du devis scelle les engagements réciproques des parties dans les termes prévus (prix, date, durée de la prestation, acompte…). Une exception sera faite dans le cas où un devis a été signé suite à un démarchage à domicile par le professionnel : le client dispose alors d’un délai de rétractation de 14 jours.

 Comment une signature électronique peut-elle renforcer cet engagement ? 

Conforme aux exigences du règlement eIDAS et du Code Civil, la signature électronique apporte toutes les garanties applicables au devis.  

• Authentification des signataires : selon le niveau de signature choisi (simple, avancé ou qualifié), la vérification d’identité du client et du professionnel est renforcée jusqu’à l’équivalence face-à-face. 

• Intégrité : une fois la signature réalisée, le document n’est plus modifiable (contrairement au devis papier). 

• Faisceau de preuves : pour chaque devis signé en électronique, un dossier de preuves est constitué faisant foi devant le juge.

Plus sécurisée car plus difficilement falsifiable, la signature électronique devient une alternative moderne qui fluidifie et sécurise les échanges entre le professionnel et le client. Elle apporte une meilleure traçabilité, réduit les délais de souscription et limite les litiges. 

Les éléments indispensables pour que le devis soit valide 

Quel que soit le format du devis (papier ou numérique) il doit respecter un formalisme. Des informations obligatoires permettent sa bonne compréhension par le client. Il est important pour le professionnel de rédiger un devis clair, détaillé et conforme aux obligations légales.

Dans certains secteurs d’activité comme les travaux du bâtiment, des mentions supplémentaires doivent être ajoutées comme “devis reçu avant l’exécution des travaux”.

Les informations générales à inclure dans le devis 

On peut classer les mentions obligatoires en cinq catégories

 L’identification du professionnel et du client

• Entreprise : son nom, adresse, statut juridique, numéro SIRET (voire N°TVA)
• Client : son nom et son adresse (si particulier), statut juridique, numéro SIRET (si professionnel)

Les informations générales du devis

• L’indication “devis”
• Le numéro unique du devis 
• La date d’émission

Les informations liées à la prestation ou au produit

• La description détaillée de chaque produit ou service
• La quantité 
• Le prix unitaire HT
• L’ajout de détails tarifaires comme la main d’œuvre ou les frais de livraison
• La date de début et la durée estimée de la prestation

Les informations de contractualisation

• Le montant total HT et TTC
• Le montant et le taux de TVA 
• La durée de la validité de l’offre
• Les conditions de paiement (acompte et/ou solde) et les pénalités
• Les conditions de livraison
• La date et le lieu de la signature

Ce formalisme est facilité par les outils de gestion ou CRM de l’entreprise permettant de générer un devis numérique en quelques minutes. La signature électronique offre alors un processus de vente 100 % dématérialisé. 

Simplifiez et améliorez la gestion de vos devis grâce à la signature électronique 

Pourquoi adopter la signature électronique pour vos devis ? 

D’abord, elle assure la validité juridique du document et des obligations qui s’imposent au professionnel et au client. Délivrée par un prestataire de confiance tel que Certigna, la signature électronique renforce l’intégrité du document. Elle réduit par conséquent les risques de falsification et d’usurpation d’identité. 

Ensuite, elle accélère le processus de signature de devis ou de contrat avec le client. Le délai de traitement est significativement diminué : pas d’impression papier ou d’envoi manuel par mail. Depuis le CRM, le professionnel automatise l’envoi du devis via une API de signature électronique (application programming interface) . Le client le reçoit automatiquement et peut le signer instantanément, réduisant les risques de dépasser la date de validité du devis ou de renégociation des prix. 

Au-delà de fluidifier la démarche de vente, la signature en ligne simplifie la gestion administrative du devis au sein de l’entreprise (date de relance automatique, alerte en cas de délai dépassé…). Une fois le devis signé, une notification est adressée aux équipes concernées pour poursuivre la prestation (ADV, services travaux, facturation, …).

Dans le secteur du bâtiment, la prise de décision peut être longue (montants importants) au point de dépasser la date de validité du devis. La signature électronique devient alors un avantage concurrentiel pour l’entreprise. Le client n’a pas à attendre plusieurs jours pour recevoir le devis, au risque de choisir un autre prestataire. L’acceptation par le client est accélérée permettant un déclenchement des travaux plus rapide par le professionnel (et donc du paiement de l’acompte). Sur un chantier, le professionnel peut générer un devis en quelques minutes (pour des travaux supplémentaires par exemple) que le client signe sur tablette.  

Les normes autour de la signature électronique 

La signature électronique est régie par le règlement européen eIDAS. Il en précise le cadre juridique et définit 3 niveaux de confiance :

• Simple : pour les actes courants et les documents à faibles risques juridiques et financiers (devis, courriers, feuilles d’émargement…) 

• Avancée : elle renforce la vérification d’identité des signataires. Raison pour laquelle, elle est privilégiée pour les documents aux enjeux juridiques importants (contrat, ouverture de compte bancaire, souscription à une assurance…) 

• Qualifiée : c’est le niveau le plus sécurisé car elle est équivalente à la signature manuscrite. Elle est idéale pour les actes notariés ou d’avocats et les marchés publics ou de travaux. 

Dans tous les cas, un document signé électroniquement ne peut être refusé comme preuve en justice pour cette raison (article 1366 du Code Civil).

Dans le cadre d’un devis, la signature électronique de niveau simple suffit et l’horodatage du document prouve la date et l’heure avec exactitude. Cependant, les devis pour des travaux peuvent nécessiter un niveau de signature supérieur au vu des montants des travaux souvent élevés. 

Automatisation et optimisation avec Certigna SIGN 

La solution de signature électronique Certigna SIGN permet de signer les devis en ligne de manière fluide et sécurisée. Grâce à son ergonomie intuitive, le client consulte le document, appose les potentielles mentions légales et le signe, en moins de 2 minutes.

Certigna, en tant que tiers de confiance certifié par l’ANSSI, délivre des signatures électroniques conformes aux exigences européennes. C’est pourquoi, la plateforme Certigna SIGN offre les 3 niveaux de signature : simple, avancé et qualifié. Elle s’adapte aux process de vente notamment pour les devis de travaux où les montants peuvent nécessiter une double validation interne avant la signature du document par le client.  

Deux implémentations sont possibles : 

• Le mode portail web, idéal pour un démarrage immédiat sans intégration

• L’API de signature électronique s’adresse aux organisations souhaitant automatiser la signature depuis leurs applications métiers

Disponible en marque blanche, Certigna SIGN est une solution ouverte et évolutive qui s’intègre aux solutions métiers de l’entreprise. 

Conclusion 

Le devis numérique est adopté par l’artisan ou le professionnel. Couplé à la signature électronique, il accélère l’acte de souscription par le client. Sécurisée et adaptative, elle s’adapte à vos process de vente (devis, contrat, avenant…) sans dégrader l’expérience client et la valeur juridique du document.

Depuis le 15 avril 2009, particuliers et professionnels de l’automobile agréés au SIV (Système d’Immatriculation des Véhicules), peuvent effectuer des demandes d’immatriculation sans avoir à effectuer de multiples formalités auprès de la préfecture. Grâce au portail SIV de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS), ces démarches administratives sont facilitées : immatriculer un véhicule se fait désormais en ligne et en quelques clics. Vous pourrez solliciter l’aide de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS) qui est là pour vous accompagner. En attendant, vous trouverez ici quelques points clés à garder à l’esprit lors de votre authentification grâce à un certificat numérique auprès du SIV.

Quel est le rôle du certificat numérique ?

Qu’est-ce qu’un certificat numérique ? À quoi sert-il ?

Les certificats électroniques sont des pièces d’identité numériques contenant l’ensemble de vos informations professionnelles : nom, prénom, email, nom de société, etc. Leur usage permet votre authentification sécurisée sur des plateformes ou des sites Internet sur lesquels vous échangez des données sensibles. La délivrance de certificats numériques est dévolue aux Prestataires de service de certification électronique (PSCE), organismes agréés par le ministère des Finances et référencés par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information. Pour obtenir un certificat, il vous faudra donc vous adresser à une autorité de certification comme Certigna. Dans le cadre de la connexion à la plateforme SIV, nous proposons un certificat électronique qualifié RGS**, respectant le référentiel général de sécurité (RGS) et le règlement eIDAS. Conformément à la réglementation régissant les demandes d’immatriculation, le certificat Certigna ID RGS** / eIDAS est stocké sur une carte à puce.

Un certificat numérique est-il indispensable ?

Pour accéder, par le biais d’un formulaire web, aux services en ligne du portail SIV, l’utilisation d’un certificat numérique est obligatoire. Le SIV authentifie ainsi toutes vos actions, ce qui limite le risque de fraude en évitant que des informations soient interceptées par des tiers. Unique condition à respecter pour se connecter au SIV : disposer d’un certificat électronique valide, à jour, et déclaré.

Quatre étapes sont néanmoins nécessaires pour avoir accès aux formalités en ligne du SIV pro, application réservée aux professionnels de l’automobile. Afin que votre client réceptionne sa carte grise, vous devrez donc :

1. Acquérir un certificat ;
2. Installer le certificat sur votre ordinateur ;
3. Déclarer le certificat dans l’Application de Pré-Demande (APD) ;
4. Vous connecter au SIV grâce au certificat.

La démarche à suivre pour se connecter au SIV

Étape 1 : acquérir un certificat

Les mentions légales relatives à la connexion au Service d’Immatriculation des Véhicules mentionnent l’acquisition d’un certificat numérique auprès d’un organisme agréé. Attention, si le service de certification électronique auquel vous avez fait appel ne constitue pas une autorité de certification au sens de la réglementation en vigueur, il vous sera impossible de vous connecter au SIV.

Étape 2 : installer le certificat sur votre ordinateur

Pour installer votre certificat électronique, utilisez la carte à puce ou la clé USB qui vous a été remise par votre autorité de certification et suivez-en scrupuleusement le mode d’emploi.

Etape 3 : Déclarer le certificat dans l’Application de Pré-Demande (APD) 

 #1 exporter la clé publique du certificat

Une fois le certificat mis en place, vous serez confronté à une double exigence : exporter la clé publique du certificat puis la charger dans l’Application de Pré-Demande (APD).

L’export de la clé publique consiste à enregistrer un fichier de votre clé au format .cer sur un répertoire de votre ordinateur. Pour cela, sélectionnez le certificat souhaité par le biais de la fenêtre d’options Internet de votre ordinateur et cliquez sur « Exporter ». Dans l’assistant, sélectionnez ensuite « Non, ne pas exporter la clé privée » puis « X.509 encodé en base 64 ». Sauvegardez enfin le certificat dans un fichier au format .cer puis terminez la procédure d’export : ce fichier est la clé publique de votre certificat. Il ne vous reste plus qu’à vérifier la validité de votre certificat numérique en double cliquant dessus afin d’examiner les informations contenues (votre nom, celui de l’autorité de certification, ainsi que la durée du certificat).

#2 charger la clé publique du certificat dans l’APD

Vous pouvez désormais charger la clé publique du certificat dans l’APD en communiquant les références de votre certificat au SIV. Renseignez vos informations personnelles (votre entité, nom, prénom, adresse), sélectionnez a minima « Formulaire web », et précisez un nombre de certificats compris entre 1 et 10. À l’étape de chargement des certificats, parcourez vos fichiers afin de choisir la clé publique créée ultérieurement. Ouvrez le fichier .cer puis validez et terminez cette pré-demande. Dès que vous aurez réglé les formalités administratives avec votre préfecture, et que celle-ci aura activé votre compte, vous pourrez vous connecter au Système d’Immatriculation des Véhicules.

Étape 4 : se connecter au SIV grâce au certificat numérique

Vous devez maintenant vous connecter au SIV pour choisir votre certificat numérique et entrer le code PIN correspondant. La fenêtre « SIV » apparaît et vous pouvez alors immatriculer des véhicules ou consulter votre compte.

Étape 5 : changer de certificat numérique quand l’ancien arrive à expiration

Il est également impératif de charger un nouveau certificat avant que l’ancien n’arrive à expiration. Répétez les étapesz 1,2 et 3#1 puis, une fois connecté au SIV, modifiez les certificats numériques et ajoutez le nouveau certificat.

Connexion au SIV : questions fréquentes  

Si vous ne parvenez pas à vous connecter au SIV, peut-être rencontrez-vous un problème lié à un conflit de certificats numériques : en effet, une fois la date de péremption d’un certificat dépassée, et seulement à ce moment, vous devez supprimer ce certificat de votre ordinateur et du SIV. Nous vous recommandons en outre d’effacer l’état SSL de la mémoire de votre navigateurVos problèmes de connexion au SIV pourraient également être dus à un défaut d’activation de votre compte d’habilitation par la préfecture ou à un certificat périmé. Dans tous les cas, vous disposez du formulaire de contact de l’ANTS pour poser vos questions et obtenir de l’aide sur ces sujets.

[1] « Certificat numérique », Agence nationale des titres sécurisés, 12/07/2011. URL : https://habilitation-siv.interieur.gouv.fr/apd-map-ppl/images/Quel%20choix%20pour%20le%20certificat%20APD%20-%20061108.pdf

La fraude sur les bulletins de paie est plus courante qu’on ne le pense : dépôt d’un dossier pour obtenir un logement, demande de prêt, négociation de salaire, les situations à risque ne manquent pas. Dès lors, comment lutter contre les falsifications de fiches de paie électroniques ? Une partie de la réponse pourrait bien résider dans l’émergence des codes 2D, notamment utilisés par les pays de l’Union européenne pour vérifier les passes sanitaires. Un moyen efficace de lutter contre la falsification de documents électroniques, mais pas seulement. Retour sur le développement des fiches de paie sous forme électronique et la protection apportée par les codes 2D.

Le bulletin de paie électronique

Le bulletin de paie électronique (BPE) arrive en France le 13 mai 2009 avec la loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures[1]. Les employeurs sont alors autorisés à émettre des bulletins de paie au format électronique, à condition d’avoir recueilli l’accord des salariés.

Quelques années plus tard, le 1^er janvier 2017, la « loi Travail »[2] (ou « loi El Khomri ») va plus loin. Pour accélérer la dématérialisation, elle inverse la norme et permet à l’employeur d’envoyer, par défaut, une version électronique du bulletin de paie. L’accord des salariés n’est plus un préalable à sa mise en place, bien qu’ils puissent toujours s’y opposer par la suite.

Les avantages du bulletin de paie électronique

Des économies tangibles et immédiates

D’après les « Fiches praTIC à usage des dirigeants d’entreprises », fournies par le ministère de l’Économie,^[3] l’impression, la mise sous pli et la distribution d’un bulletin au format papier représente un coût moyen de 1,5 à 3 € par bulletin. Or, la dématérialisation représenterait selon cette même source une économie immédiate de 33 à 67 %, pour un coût final inférieur à 0,5 €. Quelle que soit la taille de votre structure, il est fort probable que vous réaliserez de sérieuses économies, et ce même si quelques salariés venaient à refuser le BPE.

Productivité améliorée et gain de temps

En plus de leur coût important, l’envoi de bulletins de paie papier implique des tâches chronophages pour votre personnel RH. En passant au bulletin de paie électronique, vous permettez à vos ressources humaines de gagner un temps précieux, à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Non seulement vous gagnez en productivité, mais vous renforcez par la même occasion la motivation de vos équipes. 

Stockage, intégrité et traçabilité pour plus de sécurité

Le papier est par essence sujet à toutes sortes de dommages : consultation ou vol par des tiers malveillants, destruction par accident ou lors d’un incendie, voire simple perte. Avec des bulletins de paie dématérialisés, archivés dans un coffre-fort électronique, vos documents sont protégés. Par ailleurs, depuis 2017, les fiches de paie numériques sont accessibles sur l’espace prévu par l’entreprise, mais aussi sur le compte personnel d’activité (CPA) du salarié. Vous savez exactement quand vos documents sont envoyés et vos collaborateurs peuvent les retrouver facilement depuis ces deux espaces sécurisés. 

Bon pour l’image de marque

D’après un sondage Opinion Way pour Althéa^[4], seuls 20 % des salariés reçoivent aujourd’hui un bulletin de paie électronique, alors même que plus d’un salarié sur deux le souhaiterait (58 %). Passer au BPE serait alors un moyen de démontrer que vous proposez des outils en phase avec les usages actuels. C’est un moyen de renvoyer une image plus innovante et écoresponsable, deux atouts-clés pour séduire de nouveaux collaborateurs et fidéliser les forces en présence. 

Un moyen simple de réduire l’empreinte écologique

La dématérialisation des bulletins de paie représente une baisse importante du nombre d’impressions. Une démarche pertinente à l’heure où les entreprises cherchent à limiter leur impact environnemental. Si vous souhaitez améliorer votre empreinte écologique, vous avez dès lors un moyen simple et efficace d’y parvenir ! Notez que cette bonne action ne se fait pas au détriment de la satisfaction des salariés, puisque 83 % de ceux déjà passés au BPE déclarent souhaiter sa généralisation. 

Le grand retour du QR code sécurisé 2D doc

Sous le feu des projecteurs lors de la pandémie

Depuis le 1^er juillet 2021 et l’entrée en vigueur du passe sanitaire, le QR code s’est installé dans la vie de nombreux Français et Européens. Ce code permet de vérifier, en le scannant, que le citoyen possède un test PCR négatif récent, un certificat de vaccination ou de guérison. Ce protocole est aujourd’hui obligatoire pour voyager dans les pays de l’Union européenne, mais aussi en Suisse, au Liechtenstein, en Islande, en Norvège, à Monaco et en Andorre.

S’il est le plus connu du grand public, le QR code n’est que l’un des nombreux types de « codes 2D », aux côtés d’autres technologies telles que datamatrix (dont le fameux « 2D-Doc »), flashcode, etc. L’avantage de ces codes est qu’ils peuvent contenir bien plus d’informations qu’un simple code-barres. Par exemple, le QR code du pass sanitaire contient :

• le nom et prénom de la personne ;
• sa date de naissance ;
• le nombre de doses injectées, leur date et l’état du schéma vaccinal ;
• la maladie ciblée (le Covid-19) ;
• Le vaccin employé et le fabricant ;
• L’émetteur du certificat ;
• L’État dans lequel a eu lieu la vaccination.

Un moyen de lutter contre la fraude documentaire

À côté des QR codes que vous croisez au quotidien, qui sont en général de simples liens vers des pages web, d’autres codes 2D, comme le 2D-DOC, sont particulièrement sécurisés. À l’aide d’une application spécifique, vous pouvez les scanner et accéder aux informations-clés qu’il contient. Cela permet d’en identifier l’émetteur et le type de document concerné, mais aussi d’assurer l’intégrité et l’authenticité des données contenues.

Résultat : vos documents sont sécurisés et deviennent infalsifiables. Dans le cas d’un bulletin de paie, un simple « scan » du code avec une application spécifique permet de vérifier que les informations n’ont pas été modifiées, et de repérer une éventuelle tentative de fraude.

Le cachet électronique visible et ses nombreux cas d’usage

Ce code, parfois appelé « cachet électronique visible » (CEV), permet d’utiliser le numérique pour vérifier des documents, qu’ils soient en version papier ou numérique. S’il n’est pas nécessaire de l’utiliser pour tous nos documents, les plus sensibles peuvent alors être authentifiés, comme les diplômes, les permis, les factures ou encore les différents justificatifs de domicile. Avec le CEV, vous pouvez enfin vous adapter à tous les usages et vérifier vos documents imprimés aussi bien que les numériques.

La solution Certigna pour vos bulletins de paie électroniques

Vous souhaitez dématérialiser vos fiches de paie ? En tant qu’autorité de certification, Certigna propose plusieurs solutions pour sceller vos documents. , est idéal pour les besoins ponctuels des startups et PME. Pour les grandes entreprises, Certigna propose également sur demande un service de signature par API permettant d’automatiser les traitements.

Directement apposé sur le bulletin de paie, le cachet électronique visible garantit l’origine et l’intégrité des données sensibles du document, qu’il soit électronique ou papier. Les données peuvent être vérifiées par un tiers en quelques secondes à l’aide d’une application mobile.

[1] « LOI n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures », Légifrance. URL : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000020604162/

[2] « LOI n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels », Légifrance. URL : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000032983213/

^[3] « Fiches praTIC à usage des dirigeants d’entreprises », ministère de l’Économie,2011. URL : https://www.entreprises.gouv.fr/files/files/directions_services/numerique/guides/fiches-praTIC/fiches-pratic.pdf

^[4] https://observatoiredematerialisationrh.fr/