Pour toute entreprise, établir et gérer des devis est une tâche chronophage, mais nécessaire. Première étape de la vente, ce document doit impérativement être accepté et signé par le client pour que le parcours commercial se poursuive. Toutefois, avant de recueillir la fameuse mention « bon pour accord », le chemin peut être long et le client, découragé. Pour concrétiser une offre de contrat et s’affranchir des contraintes liées au format papier, il est donc recommandé d’utiliser la voie électronique.

La signature de devis, un acte légal 

Le Code de la consommation oblige les professionnels à informer les consommateurs des caractéristiques essentielles des produits ou prestations de services qu’ils proposent, de leur prix et de leurs délais de livraison ou d’exécution. Pour une information précontractuelle claire et complète, ces informations sont le plus souvent précisées dans un devis.

Le devis : une obligation ?

Si les professionnels doivent obligatoirement faire la publicité des prix des prestations ou marchandises qu’ils vendent, ils ne sont néanmoins pas toujours tenus de réaliser des devis. Lorsqu’il est facultatif, un devis pourra être utile à la description de l’offre d’un service complexe ou à la sécurisation de la transaction de part et d’autre.

Dans certains cas, la délivrance d’un devis est au contraire obligatoire, lorsque le prix dépasse 1 500 €, ou pour certaines catégories de prestations :

• travaux de dépannage, d’entretien ou de réparation dans les secteurs du bâtiment et de l’équipement de la maison ;
• déménagement ;
• location automobile ;
• santé (appareillage auditif, chirurgie esthétique, optique médicale).

Lors d’un achat de services, l’établissement d’un devis est obligatoire si le montant est supérieur ou égal à 100 € TTC par mois ou si le client en fait la demande.

Contenu du devis

Tout devis doit inclure certaines mentions obligatoires, telles que la date et la durée de l’offre, les coordonnées et raisons sociales des parties, le numéro individuel d’identification à la TVA, ainsi que le décompte détaillé des prestations en quantités et en prix, ou encore le montant global HT et TTC complété du taux de TVA applicable. Dans les devis « travaux », la mention manuscrite « devis reçu avant l’exécution des travaux » doit être ajoutée.

Coût du devis

La réalisation d’un devis peut être payante lorsqu’elle entraîne pour le professionnel une analyse poussée ou un déplacement important. Pour certaines prestations – optique médicale, location de véhicule ou service funéraire – la fourniture de devis est toujours gratuite.

Engagement

Une fois le devis daté et signé par le client et la mention manuscrite « bon pour accord » apposée, les parties sont engagées dans les termes prévus. Une exception sera faite dans le cas où un devis a été signé suite à un démarchage à domicile : le client dispose alors d’un délai de rétractation de 14 jours.

Obligation de signature de devis : accroître le taux de conversion grâce à la signature électronique

L’obligation de signature de devis par le client allonge le temps de la concrétisation de l’offre et retarde le démarrage des travaux. Comment le professionnel peut-il alors optimiser l’expérience client tout en s’évitant de nombreuses démarches, comme l’impression du devis, son expédition, ou encore l’attente du document retourné signé ? Offrir à ses clients la possibilité de signer électroniquement des devis remplit non seulement cet objectif, . Entre deux devis similaires, un client préfèrera opter pour une acceptation immédiate par voie de signature électronique, ne l’obligeant pas à réaliser les fastidieuses démarches d’une procédure « papier ». Il s’agit donc pour tout professionnel d’un avantage concurrentiel de taille qui rend le processus commercial aussi rapide que fluide pour chacune des parties et permet d’augmenter son chiffre d’affaires.

Quelle est la valeur juridique d’une signature numérique ? 

La signature électronique est une preuve valable devant toute juridiction, française ou européenne, au même titre que la signature manuscrite. Ces deux types de signature possèdent donc une valeur juridique équivalente, à condition d’être en mesure d’identifier formellement le signataire du document numérique et d’en garantir l’intégrité : ses données doivent être exemptes de toute altération ou modification[1]. Il faut pour cela faire appel aux services d’un prestataire de services de confiance numérique agréé par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi), tel que Certigna.

Obligation de signature de devis : notre solution de signature électronique Certigna SIGN

Certigna vous propose de faire signer électroniquement vos devis grâce à la plateforme Certigna SIGN, en utilisant une signature de type simple (renforcée via email ou OTP SMS) ou avancé (avec certificat électronique), et paramétrable en mono ou multisignataires. Vous aurez ainsi accès à un portail générique ergonomique en mode WYSIWYS (What You See Is What You Sign) et disponible en marque blanche. La plateforme Certigna SIGN offre de plus des certificats, scellements et horodatages conformes eIDAS et RGS**. Il s’agit d’une solution ouverte et évolutive (API, Hub d’Identité Numérique).

[1] Cf. article 1367 du Code civil.

Depuis le 15 avril 2009, particuliers et professionnels de l’automobile agréés au SIV (Système d’Immatriculation des Véhicules), peuvent effectuer des demandes d’immatriculation sans avoir à effectuer de multiples formalités auprès de la préfecture. Grâce au portail SIV de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS), ces démarches administratives sont facilitées : immatriculer un véhicule se fait désormais en ligne et en quelques clics. Vous pourrez solliciter l’aide de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS) qui est là pour vous accompagner. En attendant, vous trouverez ici quelques points clés à garder à l’esprit lors de votre authentification grâce à un certificat numérique auprès du SIV.

Quel est le rôle du certificat numérique ?

Qu’est-ce qu’un certificat numérique ? À quoi sert-il ?

Les certificats électroniques sont des pièces d’identité numériques contenant l’ensemble de vos informations professionnelles : nom, prénom, email, nom de société, etc. Leur usage permet votre authentification sécurisée sur des plateformes ou des sites Internet sur lesquels vous échangez des données sensibles. La délivrance de certificats numériques est dévolue aux Prestataires de service de certification électronique (PSCE), organismes agréés par le ministère des Finances et référencés par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information. Pour obtenir un certificat, il vous faudra donc vous adresser à une autorité de certification comme Certigna. Dans le cadre de la connexion à la plateforme SIV, nous proposons un certificat électronique qualifié RGS**, respectant le référentiel général de sécurité (RGS) et le règlement eIDAS. Conformément à la réglementation régissant les demandes d’immatriculation, le certificat Certigna ID RGS** / eIDAS est stocké sur une carte à puce.

Un certificat numérique est-il indispensable ?

Pour accéder, par le biais d’un formulaire web, aux services en ligne du portail SIV, l’utilisation d’un certificat numérique est obligatoire. Le SIV authentifie ainsi toutes vos actions, ce qui limite le risque de fraude en évitant que des informations soient interceptées par des tiers. Unique condition à respecter pour se connecter au SIV : disposer d’un certificat électronique valide, à jour, et déclaré.

Quatre étapes sont néanmoins nécessaires pour avoir accès aux formalités en ligne du SIV pro, application réservée aux professionnels de l’automobile. Afin que votre client réceptionne sa carte grise, vous devrez donc :

1. Acquérir un certificat ;
2. Installer le certificat sur votre ordinateur ;
3. Déclarer le certificat dans l’Application de Pré-Demande (APD) ;
4. Vous connecter au SIV grâce au certificat.

La démarche à suivre pour se connecter au SIV

Étape 1 : acquérir un certificat

Les mentions légales relatives à la connexion au Service d’Immatriculation des Véhicules mentionnent l’acquisition d’un certificat numérique auprès d’un organisme agréé. Attention, si le service de certification électronique auquel vous avez fait appel ne constitue pas une autorité de certification au sens de la réglementation en vigueur, il vous sera impossible de vous connecter au SIV.

Étape 2 : installer le certificat sur votre ordinateur

Pour installer votre certificat électronique, utilisez la carte à puce ou la clé USB qui vous a été remise par votre autorité de certification et suivez-en scrupuleusement le mode d’emploi.

Etape 3 : Déclarer le certificat dans l’Application de Pré-Demande (APD) 

 #1 exporter la clé publique du certificat

Une fois le certificat mis en place, vous serez confronté à une double exigence : exporter la clé publique du certificat puis la charger dans l’Application de Pré-Demande (APD).

L’export de la clé publique consiste à enregistrer un fichier de votre clé au format .cer sur un répertoire de votre ordinateur. Pour cela, sélectionnez le certificat souhaité par le biais de la fenêtre d’options Internet de votre ordinateur et cliquez sur « Exporter ». Dans l’assistant, sélectionnez ensuite « Non, ne pas exporter la clé privée » puis « X.509 encodé en base 64 ». Sauvegardez enfin le certificat dans un fichier au format .cer puis terminez la procédure d’export : ce fichier est la clé publique de votre certificat. Il ne vous reste plus qu’à vérifier la validité de votre certificat numérique en double cliquant dessus afin d’examiner les informations contenues (votre nom, celui de l’autorité de certification, ainsi que la durée du certificat).

#2 charger la clé publique du certificat dans l’APD

Vous pouvez désormais charger la clé publique du certificat dans l’APD en communiquant les références de votre certificat au SIV. Renseignez vos informations personnelles (votre entité, nom, prénom, adresse), sélectionnez a minima « Formulaire web », et précisez un nombre de certificats compris entre 1 et 10. À l’étape de chargement des certificats, parcourez vos fichiers afin de choisir la clé publique créée ultérieurement. Ouvrez le fichier .cer puis validez et terminez cette pré-demande. Dès que vous aurez réglé les formalités administratives avec votre préfecture, et que celle-ci aura activé votre compte, vous pourrez vous connecter au Système d’Immatriculation des Véhicules.

Étape 4 : se connecter au SIV grâce au certificat numérique

Vous devez maintenant vous connecter au SIV pour choisir votre certificat numérique et entrer le code PIN correspondant. La fenêtre « SIV » apparaît et vous pouvez alors immatriculer des véhicules ou consulter votre compte.

Étape 5 : changer de certificat numérique quand l’ancien arrive à expiration

Il est également impératif de charger un nouveau certificat avant que l’ancien n’arrive à expiration. Répétez les étapesz 1,2 et 3#1 puis, une fois connecté au SIV, modifiez les certificats numériques et ajoutez le nouveau certificat.

Connexion au SIV : questions fréquentes  

Si vous ne parvenez pas à vous connecter au SIV, peut-être rencontrez-vous un problème lié à un conflit de certificats numériques : en effet, une fois la date de péremption d’un certificat dépassée, et seulement à ce moment, vous devez supprimer ce certificat de votre ordinateur et du SIV. Nous vous recommandons en outre d’effacer l’état SSL de la mémoire de votre navigateurVos problèmes de connexion au SIV pourraient également être dus à un défaut d’activation de votre compte d’habilitation par la préfecture ou à un certificat périmé. Dans tous les cas, vous disposez du formulaire de contact de l’ANTS pour poser vos questions et obtenir de l’aide sur ces sujets.

[1] « Certificat numérique », Agence nationale des titres sécurisés, 12/07/2011. URL : https://habilitation-siv.interieur.gouv.fr/apd-map-ppl/images/Quel%20choix%20pour%20le%20certificat%20APD%20-%20061108.pdf

La fraude sur les bulletins de paie est plus courante qu’on ne le pense : dépôt d’un dossier pour obtenir un logement, demande de prêt, négociation de salaire, les situations à risque ne manquent pas. Dès lors, comment lutter contre les falsifications de fiches de paie électroniques ? Une partie de la réponse pourrait bien résider dans l’émergence des codes 2D, notamment utilisés par les pays de l’Union européenne pour vérifier les passes sanitaires. Un moyen efficace de lutter contre la falsification de documents électroniques, mais pas seulement. Retour sur le développement des fiches de paie sous forme électronique et la protection apportée par les codes 2D.

Le bulletin de paie électronique

Le bulletin de paie électronique (BPE) arrive en France le 13 mai 2009 avec la loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures[1]. Les employeurs sont alors autorisés à émettre des bulletins de paie au format électronique, à condition d’avoir recueilli l’accord des salariés.

Quelques années plus tard, le 1^er janvier 2017, la « loi Travail »[2] (ou « loi El Khomri ») va plus loin. Pour accélérer la dématérialisation, elle inverse la norme et permet à l’employeur d’envoyer, par défaut, une version électronique du bulletin de paie. L’accord des salariés n’est plus un préalable à sa mise en place, bien qu’ils puissent toujours s’y opposer par la suite.

Les avantages du bulletin de paie électronique

Des économies tangibles et immédiates

D’après les « Fiches praTIC à usage des dirigeants d’entreprises », fournies par le ministère de l’Économie,^[3] l’impression, la mise sous pli et la distribution d’un bulletin au format papier représente un coût moyen de 1,5 à 3 € par bulletin. Or, la dématérialisation représenterait selon cette même source une économie immédiate de 33 à 67 %, pour un coût final inférieur à 0,5 €. Quelle que soit la taille de votre structure, il est fort probable que vous réaliserez de sérieuses économies, et ce même si quelques salariés venaient à refuser le BPE.

Productivité améliorée et gain de temps

En plus de leur coût important, l’envoi de bulletins de paie papier implique des tâches chronophages pour votre personnel RH. En passant au bulletin de paie électronique, vous permettez à vos ressources humaines de gagner un temps précieux, à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Non seulement vous gagnez en productivité, mais vous renforcez par la même occasion la motivation de vos équipes. 

Stockage, intégrité et traçabilité pour plus de sécurité

Le papier est par essence sujet à toutes sortes de dommages : consultation ou vol par des tiers malveillants, destruction par accident ou lors d’un incendie, voire simple perte. Avec des bulletins de paie dématérialisés, archivés dans un coffre-fort électronique, vos documents sont protégés. Par ailleurs, depuis 2017, les fiches de paie numériques sont accessibles sur l’espace prévu par l’entreprise, mais aussi sur le compte personnel d’activité (CPA) du salarié. Vous savez exactement quand vos documents sont envoyés et vos collaborateurs peuvent les retrouver facilement depuis ces deux espaces sécurisés. 

Bon pour l’image de marque

D’après un sondage Opinion Way pour Althéa^[4], seuls 20 % des salariés reçoivent aujourd’hui un bulletin de paie électronique, alors même que plus d’un salarié sur deux le souhaiterait (58 %). Passer au BPE serait alors un moyen de démontrer que vous proposez des outils en phase avec les usages actuels. C’est un moyen de renvoyer une image plus innovante et écoresponsable, deux atouts-clés pour séduire de nouveaux collaborateurs et fidéliser les forces en présence. 

Un moyen simple de réduire l’empreinte écologique

La dématérialisation des bulletins de paie représente une baisse importante du nombre d’impressions. Une démarche pertinente à l’heure où les entreprises cherchent à limiter leur impact environnemental. Si vous souhaitez améliorer votre empreinte écologique, vous avez dès lors un moyen simple et efficace d’y parvenir ! Notez que cette bonne action ne se fait pas au détriment de la satisfaction des salariés, puisque 83 % de ceux déjà passés au BPE déclarent souhaiter sa généralisation. 

Le grand retour du QR code sécurisé 2D doc

Sous le feu des projecteurs lors de la pandémie

Depuis le 1^er juillet 2021 et l’entrée en vigueur du passe sanitaire, le QR code s’est installé dans la vie de nombreux Français et Européens. Ce code permet de vérifier, en le scannant, que le citoyen possède un test PCR négatif récent, un certificat de vaccination ou de guérison. Ce protocole est aujourd’hui obligatoire pour voyager dans les pays de l’Union européenne, mais aussi en Suisse, au Liechtenstein, en Islande, en Norvège, à Monaco et en Andorre.

S’il est le plus connu du grand public, le QR code n’est que l’un des nombreux types de « codes 2D », aux côtés d’autres technologies telles que datamatrix (dont le fameux « 2D-Doc »), flashcode, etc. L’avantage de ces codes est qu’ils peuvent contenir bien plus d’informations qu’un simple code-barres. Par exemple, le QR code du pass sanitaire contient :

• le nom et prénom de la personne ;
• sa date de naissance ;
• le nombre de doses injectées, leur date et l’état du schéma vaccinal ;
• la maladie ciblée (le Covid-19) ;
• Le vaccin employé et le fabricant ;
• L’émetteur du certificat ;
• L’État dans lequel a eu lieu la vaccination.

Un moyen de lutter contre la fraude documentaire

À côté des QR codes que vous croisez au quotidien, qui sont en général de simples liens vers des pages web, d’autres codes 2D, comme le 2D-DOC, sont particulièrement sécurisés. À l’aide d’une application spécifique, vous pouvez les scanner et accéder aux informations-clés qu’il contient. Cela permet d’en identifier l’émetteur et le type de document concerné, mais aussi d’assurer l’intégrité et l’authenticité des données contenues.

Résultat : vos documents sont sécurisés et deviennent infalsifiables. Dans le cas d’un bulletin de paie, un simple « scan » du code avec une application spécifique permet de vérifier que les informations n’ont pas été modifiées, et de repérer une éventuelle tentative de fraude.

Le cachet électronique visible et ses nombreux cas d’usage

Ce code, parfois appelé « cachet électronique visible » (CEV), permet d’utiliser le numérique pour vérifier des documents, qu’ils soient en version papier ou numérique. S’il n’est pas nécessaire de l’utiliser pour tous nos documents, les plus sensibles peuvent alors être authentifiés, comme les diplômes, les permis, les factures ou encore les différents justificatifs de domicile. Avec le CEV, vous pouvez enfin vous adapter à tous les usages et vérifier vos documents imprimés aussi bien que les numériques.

La solution Certigna pour vos bulletins de paie électroniques

Vous souhaitez dématérialiser vos fiches de paie ? En tant qu’autorité de certification, Certigna propose plusieurs solutions pour sceller vos documents. , est idéal pour les besoins ponctuels des startups et PME. Pour les grandes entreprises, Certigna propose également sur demande un service de signature par API permettant d’automatiser les traitements.

Directement apposé sur le bulletin de paie, le cachet électronique visible garantit l’origine et l’intégrité des données sensibles du document, qu’il soit électronique ou papier. Les données peuvent être vérifiées par un tiers en quelques secondes à l’aide d’une application mobile.

[1] « LOI n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures », Légifrance. URL : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000020604162/

[2] « LOI n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels », Légifrance. URL : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000032983213/

^[3] « Fiches praTIC à usage des dirigeants d’entreprises », ministère de l’Économie,2011. URL : https://www.entreprises.gouv.fr/files/files/directions_services/numerique/guides/fiches-praTIC/fiches-pratic.pdf

^[4] https://observatoiredematerialisationrh.fr/