Horodatage : quelle définition ?

L’horodatage est une forme de signature électronique qui permet de dater de façon certaine un document numérique avec valeur légale. Cette solution présente par ailleurs de nombreux avantages pour votre organisation dans sa démarche de dématérialisation de documents.

L’horodatage qualifié 

Horodater un document consiste à lui apposer un sceau électronique attestant la date et l’heure exacte, à la seconde près, à laquelle il a été émis ou signé. Tout comme le cachet de la Poste faisant foi dans le cas d’un courrier papier, l’horodatage est une preuve certaine et irréfutable du moment donné d’un échange électronique, d’une transaction, ou de la signature d’un contrat. Néanmoins, cette valeur juridique, reconnue auprès des tribunaux français et européens, est uniquement dévolue par le biais d’un horodatage qualifié.

Ce dispositif est délivré par un tiers de confiance qui a été qualifié par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information). Il s’agit d’une solution d’horodatage intégrant un filigrane d’horodatage, visible dans le volet signature d’un fichier PDF par exemple. À l’inverse, la pratique consistant à dater un document en utilisant les informations de date et heure issues du système d’exploitation des ordinateurs n’a aucune valeur juridique car ces données sont facilement modifiables. 

Les garanties de l’horodatage d’un document

Grâce à l’utilisation d’un serveur de temps synchronisé avec plusieurs sources de temps officielles coordonné (UTC), ou heure de référence, l’horodatage certifié représente ainsi une véritable preuve d’antériorité garantissant l’existence à une date certaine du document signé. La mise en place de cette solution est notamment indispensable pour attester qu’un document respecte bien les délais légaux qui concernent votre organisation et ses différentes activités.

Au-delà de la datation irréfutable de vos documents, et selon le règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services), l’horodatage qualifié a également pour objectif de garantir l’intégrité de vos fichiers comme c’est le cas dans le cadre du décret sur la copie fiable.  

À l’issue du processus, le document est scellé grâce à un cachet électronique appelé « jeton d’horodatage ». En cas de litige, votre entreprise peut donc aisément prouver l’existence d’un fichier à une date et une heure précise, depuis laquelle ce document scellé est réputé non altéré.

Dans le cadre d’un horodatage qualifié, les jetons sont uniquement délivrés par les prestataires de services certifiés en tant qu’autorité de certification et prestataire de service qualifié d’autorité d’horodatage. Ils doivent respecter le règlement eIDAS. Cette qualification atteste que le prestataire met en œuvre les moyens humains et techniques nécessaires pour garantir la sécurité et la conformité de son service par rapport au référentiel RGS et au règlement eIDAS. 

 

Garantir l’intégrité d’un document électronique en 3 cas d’usage

La mise en œuvre d’une solution d’horodatage par un tiers de confiance peut concerner tout type de document pouvant présenter des enjeux juridiques importants pour votre entreprise. Horodater un document peut donc vous être utile, aussi bien pour garantir sa fiabilité auprès de vos partenaires et collaborateurs, que pour protéger vos créations en cas de contestation ou de litige.

1. Protéger les factures

Si votre organisation souhaite entamer un processus de dématérialisation de ses factures papier, il convient auparavant de se pencher sur les dispositions légales à respecter : vous ne pourrez en effet vous débarrasser de vos factures papier reçues ou émises que si vos factures numérisées sont conformes aux conditions posées par la loi. Afin d’être considérées comme fiables et équivalentes aux factures physiques, les factures numérisées doivent notamment remplir des critères d’intégrité et d’horodatage certifié conforme au standard RFC3161.

2. Sceller les bulletins de salaire

La dématérialisation des bulletins de salaire présente de nombreux avantages pour les entreprises, à commencer par une réduction des coûts et une simplification administrative. Si les bulletins de paie électronique (BPE) ont bien valeur légale, sur ce sujet également, il vous faut envisager les conditions de cette validité. Pour mettre en place le BPE, vous devez en premier lieu garantir l’intégrité du document grâce à un processus de signature électronique auquel s’ajoute un cachet électronique qui certifie la date d’émission du document via horodatage. Ceci a pour objectif d’éviter toute modification ultérieure de ce dernier.

3. Sécuriser les créations graphiques

Pour protéger vos plans d’architecture, dessins, ou tout autre type de réalisations graphiques, vous pouvez faire appel à une solution d’horodatage qui enregistre la date de votre création. En cas de plagiat, il vous est possible de démontrer facilement que la date de création de votre design industriel est antérieure à la date de création du design concurrent. Horodater un document graphique représente donc ici encore une solution avantageuse pour faire valoir les droits de votre entreprise.

Implémenter une API de signature électronique

Vous souhaitez gagner du temps en intégrant une solution de signature numérique à vos processus métier : faites le choix de l’API de signature électronique.

Dans quels cas utiliser une API de signature électronique ?

L’API (Application Programming Interface) de signature électronique est la meilleure solution pour signer vos documents en masse. Cette solution peut être appliquée à tout document nécessitant une signature, qu’il s’agisse de devis, de propositions commerciales, de contrats de travail, de vente, ou encore de conventions de crédit. « Avec cette solution, vous pouvez intégrer rapidement et simplement à vos logiciels métier, sites web, et applications, des fonctionnalités d’e-signature. Vous bénéficiez alors d’un outil puissant et intuitif vous permettant d’aller plus loin dans l’automatisation de vos process. »

Quels sont les avantages de l’API de signature électronique ?

Un logiciel de signature électronique vous apporte non seulement la garantie de l’identité du signataire d’un document numérique, mais vous assure aussi de l’intégrité du document signé. Par ailleurs, de la même façon qu’une signature manuscrite, la signature électronique est une preuve valable devant tout tribunal français et européen[1].

Outre la sécurisation juridique de vos documents, l’API de signature électronique présente également de nombreux avantages pour vos clients, partenaires, et collaborateurs, qui peuvent signer leurs contrats à tout moment, et depuis n’importe quel terminal, directement depuis votre site web ou votre application métier. Et les possibilités d’intégration de cette signature à vos process métier sont vastes : cette solution est compatible avec votre CRM, ERP, SIRH, site Internet, etc.

« Vous pourrez ainsi miser sur une hausse de productivité de votre entreprise grâce à un workflow de signatures optimisé et à une accélération des délais de contractualisation. Autres avantages business : la réduction des coûts, liée notamment à une plus grande efficacité de vos employés sur le segment de la chaîne contractuelle, et la hausse de votre taux de conversion, favorisée par une nette amélioration de l’expérience utilisateur. Les documents sont signés en quelques clics par vos clients, ce qui vous permet de minimiser votre taux d’abandon. »

Faire le choix d’une plateforme en ligne

Si l’API de signature électronique possède de nombreux bénéfices, elle n’est pas nécessairement la solution la plus adaptée à votre organisation. Une plateforme de signature en ligne peut alors remplir les objectifs que vous vous êtes fixés.

Dans quels cas utiliser une plateforme SaaS ?

Choisir une application pour signer un document peut être la solution idéale dès lors que votre entreprise n’a à traiter que de petits ou moyens volumes. Là encore, de nombreux cas d’usage peuvent être envisagés, du contrat de travail au contrat de bail, jusqu’aux devis et compromis de vente immobilier. La plateforme SaaS (Software As A Service) de signature, prête à l’emploi, facile à déployer et à utiliser, permet une dématérialisation rapide de vos processus de signature électronique.

Quels sont les avantages d’une plateforme SaaS ?

« Pour créer une signature en ligne, il vous suffit de vous connecter à un portail d’accès sécurisé avec vos identifiants et de vous laisser guider : en un clic, le processus de signature est initié. »

La mise en place de ce type de solution permet une disponibilité immédiate de la signature électronique, et ce, depuis tout support, desktop ou mobile. Seule la présence d’un navigateur web est requise. En outre, les signatures sont paramétrables en mono ou en multi-signataires. À l’image de l’API de signature électronique, la plateforme SaaS simplifie et accélère le parcours de vos clients, partenaires, et collaborateurs, tout en sécurisant juridiquement votre chaîne de contractualisation.

Avec qui travailler ?

Le marché est constitué de nombreux éditeurs de solutions de signature électronique et il peut être difficile pour une entreprise de s’y retrouver. Néanmoins, certains éléments peuvent vous aider à faire le choix le plus adapté à vos besoins.

La sécurité des solutions de signature en ligne

Pour déployer l’une ou l’autre de ces solutions de signature électronique, il est recommandé de faire appel à un prestataire de services de confiance certifié par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI), dont Certigna fait partie. « À ce titre, nos signatures électroniques telles que ; nos certificats numériques, scellements et horodatages sont conformes au règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services) et au RGS (référentiel général de sécurité). Nous bénéficions également de la certification ISO/CEI 27001 pour l’ensemble de nos solutions, prestations et activités éditées et hébergées en France. »

Solutions de signature électronique : quels coûts ?

Notre offre d’API de signature électronique vous permet de bénéficier d’une solution modulable et donc d’un tarif au plus près de vos besoins. Néanmoins, la mise en œuvre de cette solution nécessite de prévoir une période de déploiement ainsi que l’intervention d’une équipe technique, externe et interne. Le coût de base peut donc être supérieur à celui de la mise en place d’une plateforme SaaS.

Analyser vos besoins pour faire le bon choix

Une fois que vous aurez choisi un prestataire de confiance reconnu comme tel par l’ANSSI, autorité de certification française, vous devrez encore prêter attention à certains éléments : quel type de signature certifiée souhaitez-vous mettre en œuvre dans votre organisation, et pour quel niveau de sécurité ? « Autant d’interrogations qui vous permettront de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins. La signature par plateforme SaaS vous interdira, par exemple, la mise en place d’une signature qualifiée. »

 

[1] Article 25.1 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE. URL : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014R0910&from=hr.

La fraude sur les bulletins de paie est plus courante qu’on ne le pense : dépôt d’un dossier pour obtenir un logement, demande de prêt, négociation de salaire, les situations à risque ne manquent pas. Dès lors, comment lutter contre les falsifications de fiches de paie électroniques ? Une partie de la réponse pourrait bien résider dans l’émergence des codes 2D, notamment utilisés par les pays de l’Union européenne pour vérifier les passes sanitaires. Un moyen efficace de lutter contre la falsification de documents électroniques, mais pas seulement. Retour sur le développement des fiches de paie sous forme électronique et la protection apportée par les codes 2D.

 

Le bulletin de paie électronique

Le bulletin de paie électronique (BPE) arrive en France le 13 mai 2009 avec la loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures[1]. Les employeurs sont alors autorisés à émettre des bulletins de paie au format électronique, à condition d’avoir recueilli l’accord des salariés.

Quelques années plus tard, le 1er janvier 2017, la « loi Travail »[2] (ou « loi El Khomri ») va plus loin. Pour accélérer la dématérialisation, elle inverse la norme et permet à l’employeur d’envoyer, par défaut, une version électronique du bulletin de paie. L’accord des salariés n’est plus un préalable à sa mise en place, bien qu’ils puissent toujours s’y opposer par la suite.

 

Les avantages du bulletin de paie électronique

Des économies tangibles et immédiates

D’après les « Fiches praTIC à usage des dirigeants d’entreprises », fournies par le ministère de l’Économie,[3] l’impression, la mise sous pli et la distribution d’un bulletin au format papier représente un coût moyen de 1,5 à 3 € par bulletin. Or, la dématérialisation représenterait selon cette même source une économie immédiate de 33 à 67 %, pour un coût final inférieur à 0,5 €. Quelle que soit la taille de votre structure, il est fort probable que vous réaliserez de sérieuses économies, et ce même si quelques salariés venaient à refuser le BPE.

Productivité améliorée et gain de temps

En plus de leur coût important, l’envoi de bulletins de paie papier implique des tâches chronophages pour votre personnel RH. En passant au bulletin de paie électronique, vous permettez à vos ressources humaines de gagner un temps précieux, à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Non seulement vous gagnez en productivité, mais vous renforcez par la même occasion la motivation de vos équipes. 

Stockage, intégrité et traçabilité pour plus de sécurité

Le papier est par essence sujet à toutes sortes de dommages : consultation ou vol par des tiers malveillants, destruction par accident ou lors d’un incendie, voire simple perte. Avec des bulletins de paie dématérialisés, archivés dans un coffre-fort électronique, vos documents sont protégés. Par ailleurs, depuis 2017, les fiches de paie numériques sont accessibles sur l’espace prévu par l’entreprise, mais aussi sur le compte personnel d’activité (CPA) du salarié. Vous savez exactement quand vos documents sont envoyés et vos collaborateurs peuvent les retrouver facilement depuis ces deux espaces sécurisés. 

Bon pour l’image de marque

D’après un sondage Opinion Way pour Althéa[4], seuls 20 % des salariés reçoivent aujourd’hui un bulletin de paie électronique, alors même que plus d’un salarié sur deux le souhaiterait (58 %). Passer au BPE serait alors un moyen de démontrer que vous proposez des outils en phase avec les usages actuels. C’est un moyen de renvoyer une image plus innovante et écoresponsable, deux atouts-clés pour séduire de nouveaux collaborateurs et fidéliser les forces en présence. 

Un moyen simple de réduire l’empreinte écologique

La dématérialisation des bulletins de paie représente une baisse importante du nombre d’impressions. Une démarche pertinente à l’heure où les entreprises cherchent à limiter leur impact environnemental. Si vous souhaitez améliorer votre empreinte écologique, vous avez dès lors un moyen simple et efficace d’y parvenir ! Notez que cette bonne action ne se fait pas au détriment de la satisfaction des salariés, puisque 83 % de ceux déjà passés au BPE déclarent souhaiter sa généralisation. 

 

Le grand retour du QR code sécurisé 2D doc

Sous le feu des projecteurs lors de la pandémie

Depuis le 1er juillet 2021 et l’entrée en vigueur du passe sanitaire, le QR code s’est installé dans la vie de nombreux Français et Européens. Ce code permet de vérifier, en le scannant, que le citoyen possède un test PCR négatif récent, un certificat de vaccination ou de guérison. Ce protocole est aujourd’hui obligatoire pour voyager dans les pays de l’Union européenne, mais aussi en Suisse, au Liechtenstein, en Islande, en Norvège, à Monaco et en Andorre.

S’il est le plus connu du grand public, le QR code n’est que l’un des nombreux types de « codes 2D », aux côtés d’autres technologies telles que datamatrix (dont le fameux « 2D-Doc »), flashcode, etc. L’avantage de ces codes est qu’ils peuvent contenir bien plus d’informations qu’un simple code-barres. Par exemple, le QR code du pass sanitaire contient :

Un moyen de lutter contre la fraude documentaire

À côté des QR codes que vous croisez au quotidien, qui sont en général de simples liens vers des pages web, d’autres codes 2D, comme le 2D-DOC, sont particulièrement sécurisés. À l’aide d’une application spécifique, vous pouvez les scanner et accéder aux informations-clés qu’il contient. Cela permet d’en identifier l’émetteur et le type de document concerné, mais aussi d’assurer l’intégrité et l’authenticité des données contenues.

Résultat : vos documents sont sécurisés et deviennent infalsifiables. Dans le cas d’un bulletin de paie, un simple « scan » du code avec une application spécifique permet de vérifier que les informations n’ont pas été modifiées, et de repérer une éventuelle tentative de fraude.

Le cachet électronique visible et ses nombreux cas d’usage

Ce code, parfois appelé « cachet électronique visible » (CEV), permet d’utiliser le numérique pour vérifier des documents, qu’ils soient en version papier ou numérique. S’il n’est pas nécessaire de l’utiliser pour tous nos documents, les plus sensibles peuvent alors être authentifiés, comme les diplômes, les permis, les factures ou encore les différents justificatifs de domicile. Avec le CEV, vous pouvez enfin vous adapter à tous les usages et vérifier vos documents imprimés aussi bien que les numériques.

La solution Certigna pour vos bulletins de paie électroniques

Vous souhaitez dématérialiser vos fiches de paie ? En tant qu’autorité de certification, Certigna propose plusieurs solutions pour sceller vos documents. , est idéal pour les besoins ponctuels des startups et PME. Pour les grandes entreprises, Certigna propose également sur demande un service de signature par API permettant d’automatiser les traitements.

Directement apposé sur le bulletin de paie, le cachet électronique visible garantit l’origine et l’intégrité des données sensibles du document, qu’il soit électronique ou papier. Les données peuvent être vérifiées par un tiers en quelques secondes à l’aide d’une application mobile.

 

[1] « LOI n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures », Légifrance. URL : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000020604162/

[2] « LOI n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels », Légifrance. URL : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000032983213/

[3] « Fiches praTIC à usage des dirigeants d’entreprises », ministère de l’Économie,2011. URL : https://www.entreprises.gouv.fr/files/files/directions_services/numerique/guides/fiches-praTIC/fiches-pratic.pdf

[4] https://observatoiredematerialisationrh.fr/

Un risque de piratage avéré

Quoi de plus simple pour les pirates informatiques que de s’emparer de vos e-mails aux contenus sensibles ou d’usurper votre identité ? En l’absence de signature électronique, rien ne garantit que le contenu d’un e-mail n’a pas été altéré ou que son expéditeur est bien la personne qu’il prétend être. Un hacker peut en effet manipuler les feuilles de style CSS hébergées sur un serveur tiers dans le but de modifier le contenu d’un e-mail. Les cybercriminels peuvent également subtiliser votre serveur de messagerie pour envoyer frauduleusement des e-mails infectés de virus en votre nom et à partir de votre boîte mail.

Autre technique de piratage de plus en plus répandue et en tête du palmarès des cybermenaces, l’hameçonnage ou « phishing » : dans cette forme d’escroquerie, les fraudeurs usurpent l’identité d’une personne, d’une entreprise ou d’une organisation, dans le but d’obtenir des informations personnelles ou confidentielles, telles des identifiants bancaires ou des mots de passe. Les e-mails reçus dans ce cadre semblent en effet émaner de sites Internet familiers ou d’organismes officiels (banque, impôts, CAF, Ameli, etc.), gagnant ainsi la confiance des destinataires. Afin de sécuriser les e-mails de l’ensemble de vos collaborateurs, il vous faudra créer une signature électronique et la mettre en place dans votre organisation.

 

La signature électronique de mail : une pratique loin d’être anodine

De plus en plus répandue, la création de signature électronique ne doit pas pour autant être confondue avec la signature d’e-mail ajoutée à la fin de vos messages, carte de visite virtuelle qui contient votre nom, adresse, numéro de téléphone, etc. Ce type de signature, qui peut même être ajoutée automatiquement à chacun de vos e-mails, par le biais de la configuration de vos paramètres de messagerie, ne garantit en aucun cas la sécurisation des messages que vous envoyez sur le web. Il s’agit en effet d’une simple signature textuelle : à ce titre, elle peut être copiée, altérée, et le contenu de votre e-mail, transformé. Cette signature ne vaut donc pas preuve d’authenticité. Les pirates informatiques n’auront en outre aucun mal à modifier la signature que vous apposez classiquement au bas d’un e-mail. Par conséquent, le destinataire de vos messages ne pourra avoir la certitude que vous en êtes bien l’expéditeur.

Seule solution, choisir une signature électronique de mail pour votre entreprise. En droit français, créer une signature numérique doit permettre à une entreprise de répondre à minima à deux objectifs essentiels : être en mesure d’identifier formellement le signataire d’un document numérique et garantir l’intégrité de ce document, dont les données doivent être exemptes de toute altération ou modification. En adoptant cette nouvelle signature pour les e-mails de votre organisation, vous vous assurez que l’identité de vos collaborateurs ne sera pas usurpée et que des personnes malveillantes n’intercepteront pas leurs e-mails pour en modifier le contenu.

 

Comprendre le principe de non-répudiation

Utiliser un générateur de signature électronique représente un enjeu majeur de la transformation numérique des entreprises. Les e-mails sont très fréquemment les vecteurs de transmission d’informations personnelles ou sensibles, notamment via les pièces jointes qui y sont attachées. Tous types de documents naviguent donc sur le web, au risque d’être captés par les cybercriminels pour ensuite être détournés de leur objectif et utilisés à votre insu : contrat de travail, de crédit, compromis de vente immobilier, souscription d’assurance-vie, etc.

Les données qui transitent par le biais de vos e-mails doivent rester confidentielles et intègres. Selon le principe de non-répudiation, les contrats signés via Internet ne peuvent pas être remis en cause par les parties. Et ceci vaut également pour les e-mails signés électroniquement. À l’évidence, ce principe est particulièrement important à l’heure de la montée en puissance du commerce en ligne et de la numérisation massive des usages. Concrètement, comment fonctionne-t-il ? Il s’agit de pouvoir s’assurer que l’expéditeur est bien la partie qui prétend avoir envoyé le message : on parle alors de non-répudiation de l’origine. Ici encore, il va sans dire que votre signature par défaut, automatisée ou non, ne vous protège pas du risque de répudiation. Seul l’emploi d’une technologie de signature par certificat électronique peut vous en prémunir.

 

La signature électronique de mail Certigna : le Certigna ID RGS*

Certigna, autorité de certification respectant le référentiel général de sécurité (RGS), norme française, vous propose une solution de signature électronique d’e-mails basée sur la délivrance de certificats de niveau RGS*. Ce certificat numérique contient l’ensemble de vos informations professionnelles (nom, prénom, e-mail, nom de société, etc.) et agit comme une carte de visite virtuelle. Le certificat Certigna ID RGS* est disponible sous format logiciel : il permet de signer vos e-mails afin que leurs destinataires n’aient aucun doute quant à l’identité de leur émetteur ou à l’intégrité de leur contenu. Cette solution vous permet ainsi d’écarter le risque de phishing ou d’usurpation d’identité.

La solution de signature électronique de mail Certigna, proposée à partir de 35 € HT/an, vous sera délivrée dans les 5 jours ouvrés et inclut une refabrication gratuite dans un délai de trois mois. Le certificat Certigna ID RGS* est compatible Windows et Mac et est également qualifié selon la norme européenne ETSI EN 319 411-1.

Mettre en place une signature électronique, c’est garantir l’identité du signataire d’un document numérique ainsi que l’intégrité du document signé. Au même titre que la signature manuscrite, la signature électronique est une preuve valable devant tout tribunal, français ou européen (Article 25.1 du Règlement (UE) n° 910/2014 (« eIDAS »)). Lorsqu’elle possède le plus haut degré de sécurité et qu’elle est validée par une Autorité de Certification comme Certigna, la signature digitale a de plus la même valeur juridique que la signature manuscrite, c’est-à-dire la même valeur probante en cas de litige.

Les avantages de la signature électronique

Outre sa valeur légale, l’e-signature possède bien sûr de nombreux avantages business : réduction des coûts, hausse du taux de conversion, ou encore optimisation de l’expérience utilisateur. Mettre en place une signature électronique apporte également à votre entreprise ou service une amélioration notable du workflow de signatures, avec à la clé l’accélération des délais, la fluidification des échanges, et une fiabilité accrue de l’ensemble du processus de contractualisation.

Créer une signature électronique représente donc pour une entreprise un enjeu majeur de sa transformation digitale, d’autant que tous types de documents peuvent être signés numériquement : contrat de travail, bail, devis, compromis de vente immobilier, passation de marchés publics, etc.

femme utilisant la signature électronique

Avant de mettre en place une signature électronique, chaque entreprise doit mener une réflexion poussée sur ses besoins, la fréquence de son usage, et le niveau de sécurité attendu. Les réponses précises à ces interrogations permettront ainsi d’opter pour le type de signature électronique le plus adapté. A chaque usage, sa signature électronique. 

Pourquoi mettre en place une signature électronique ?

Selon la loi française, créer une signature numérique doit permettre à une entreprise de répondre a minima à deux objectifs essentiels (article 1366 du Code Civil) : être en mesure d’identifier formellement le signataire d’un document numérique et garantir l’intégrité de ce document, dont les données doivent être exemptes de toute altération ou modification. 

En France, comme dans le reste des États membres de l’Union européenne, le cadre juridique de la signature électronique est défini par le Règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services) du 23 juillet 2014. La réglementation européenne distingue trois types de signature électronique, auxquels correspondent trois niveaux de sécurité quant à la validation de l’identité du signataire :

En complément du règlement eIDAS, les Autorités de Certification Française comme CERTIGNA, respectent également le référentiel général de sécurité (RGS) afin de délivrer des certificats de signature conformes à l’un des trois niveaux de qualité suivants : élémentaire (RGS*), standard (RGS**) ou renforcé (RGS***). Cette conformité permet la reconnaissance et l’utilisation des certificats au niveau des services dématérialisés des autorités administratives françaises. 

Les étapes de la mise en place d’une signature électronique en entreprise

L’entreprise qui souhaite mettre en place une signature électronique doit analyser ses usages au regard du niveau de sécurité nécessaire en fonction des contraintes réglementaires ou des risques encourus, juridiques et financiers. De même, il vous appartient d’établir vos priorités : pour vous, la sécurité prime-t-elle sur l’expérience utilisateur ? Quelle solution envisager pour rester cohérent avec l’image et les valeurs véhiculées par mon l’entreprise ?

définir le besoin en signature électronique

Pour faciliter la mise en place de votre signature électronique, nous vous proposons de préparer votre projet grâce aux quatre étapes suivantes. Elles vous aideront à définir précisément vos besoins.

 

équipe définissant le cahier des charges de la signature électronique

Élément clé de la transformation digitale, la signature électronique crée de la valeur et doit par conséquent être positionnée au cœur de toute stratégie d’entreprise. Mettre en place une signature électronique sécurise votre parcours de contractualisation et fluidifie les échanges, laissant ainsi à vos collaborateurs la possibilité de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Article 25.1 du Règlement (UE) n° 910/2014 (« eIDAS »)

Depuis le 1er octobre 2018 et via la réforme des marchés publics de 2016, les entreprises sont tenues de soumettre leur candidature aux appels d’offres publics par voie électronique. Cette obligation concerne les marchés publics qui répondent à un besoin dont la valeur est supérieure ou égale à 40 000 euros hors taxes. Auparavant de 25 000 euros HT, ce seuil de dématérialisation a été rehaussé le 1er janvier 2020, afin de faciliter l’accès des TPE et PME à la commande publique.

La dématérialisation des marchés publics supporte néanmoins quelques exceptions pour lesquelles la voie numérique n’est pas obligatoire : 

Constituer un dossier dématérialisé de réponse à appel d’offres est plus aisé pour les grandes entreprises, plus aptes à faire face à des contraintes administratives lourdes. Il est cependant impératif pour les TPE et PME de se familiariser avec les étapes et procédures de réponse aux appels d’offres électroniques. Détentrices de près d’un tiers du montant des marchés publics attribués en 2018, les PME ont un rôle considérable à jouer dans la course à l’obtention des commandes publiques.

Comment répondre à un appel d'offre dématérialisé ?


Quel que soit le profil de votre entreprise, et si vous vous demandez comment répondre à un appel d’offres dématérialisé, la lecture des cinq étapes suivantes vous permettra de répondre au mieux à cette question.

Étape 1 : s’inscrire sur la bonne plateforme d’acheteur

L’avis de publicité, ou l’AAC (Avis d’Appel à la Concurrence), est une annonce publiée par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice (ou acheteur) pour informer les potentiels candidats (ou soumissionnaire) de la passation d’un ou de plusieurs marchés ou accords-cadres.

Les modalités de publication des avis et leurs mentions sont réglementées.

L’avis de publicité peut être publié dans les publications spécialisées dans les marchés publics :

– le bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP)

– les journaux habilités à recevoir des annonces légales (JAL)

– le journal officiel de l’Union européenne (JOUE).

Il peut aussi être publié sur les plateformes ou profils d’acheteurs publics, tels que PLACE, la plateforme des achats de l’État.

Vous pouvez vous inscrire sur les sites de ces publications afin de créer votre profil de recherche et de recevoir par email, les notifications des avis d’appel publics à la concurrence.

Vous pouvez aussi retrouver l’AAC directement sur le site du pouvoir adjudicateur. En effet, si les administrations de l’État disposent d’un profil acheteur unique (PLACE), ce n’est pas le cas des autres administrations (collectivités locales, établissements publics locaux, personnes morales de droit privé soumises à la commande publique, etc.). Les avis de marchés publics doivent donc mentionner le site internet de l’acheteur sur lequel les entreprises ont l’obligation de répondre.

Étape 2 : télécharger le dossier de consultation des entreprises (DCE)

Un avis de publicité a retenu votre attention, vous a mené directement sur le site du pouvoir adjudicateur, et vous souhaitez désormais savoir comment répondre à l’appel d’offres dématérialisé qui vous intéresse. Vous devez maintenant prendre connaissance des documents de la consultation, à télécharger gratuitement sur le site du pouvoir adjudicateur sur lequel vous vous trouvez.

Il n’est pas nécessaire, mais fortement conseillé de créer un compte pour télécharger le DCE. En effet, votre compte sera créé pour le jour du dépôt de votre réponse et vous recevrez par notification e-mail toutes les modifications du DCE, les questions posées par les autres soumissionnaires ainsi que les réponse du pouvoir adjudicateur.

Au sein du DCE, vous pourrez trouver les pièces suivantes (liste non exhaustive) :

Étape 3 : constituer le dossier de réponse

Cette étape va vous permettre de comprendre précisément comment répondre à un appel d’offres dématérialisé en détaillant les éléments de votre dossier de réponse, qui doit être constitué de deux parties.

On y trouve généralement :

– les formulaires DC1 (lettre de candidature) ;

– DC2 (déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement) ;

– et DC4 (déclaration de sous-traitance).

Ces derniers sont néanmoins appelés à disparaître au profit du seul DUME (Document Unique de Marché Européen), document harmonisé pour toutes les plateformes d’acheteurs. Vous pourrez aussi être amenés à fournir des pièces annexes, comme vos bilans des trois dernières années, la liste de vos effectifs, ou celle de votre outillage, selon les exigences de l’acheteur.

Étape 4 : transmettre les pièces

Comment répondre à un appel d’offres dématérialisé sans commettre d’erreur ? Vous devez impérativement transmettre votre réponse avant l’heure limite fixée par l’acheteur. Si votre transmission prend fin après ce délai, votre offre sera considérée comme invalide, même si une partie des documents a été envoyée avec succès, et y compris si la procédure d’envoi a démarré avant l’heure limite.

Alors, comment répondre à un appel d’offres dématérialisé avec succès ? Nous vous conseillons de simuler le dépôt de vos documents de réponse sur l’espace test proposé par les profils d’acheteur. Cela vous permettra de remédier aux problèmes techniques éventuels, liés par exemple à votre connexion Internet ou à la configuration de votre poste de travail. Le processus de réponse à un appel d’offres dématérialisé inclut enfin de recevoir un courriel de confirmation envoyé par le profil d’acheteur, et qui validera que la transmission de votre dossier a abouti. Lors de votre inscription, choisissez donc une adresse e-mail valide !

Si, malgré vos précautions, vous jugez que votre réponse à un appel d’offres dématérialisé n’est pas satisfaisante ou est incomplète, vous pourrez déposer un nouveau dossier complet, en respectant l’heure limite. Seul le dernier dossier de réponse déposé sera examiné par l’acheteur.

Si répondre à un appel d’offres dématérialisé possède de nombreux avantages comparé à la procédure « papier », un peu d’expérience est toutefois nécessaire pour acquérir de bons réflexes et ne pas se tromper. Afin de faciliter votre réponse aux appels d’offres dématérialisés, il est donc préférable d’anticiper en acquérant le plus tôt possible votre certificat d’appel d’offres auprès d’une Autorité de Certification comme CERTIGNA d’autant plus que le pouvoir adjudicateur peut exiger que les documents de réponse et notamment l’acte d’engagement soit signé au moment du dépôt.

Étape 5 : signer électroniquement

Vous savez maintenant comment répondre à un appel d’offres dématérialisé mais il vous faut encore signer électroniquement les documents lors du dépôt si le pouvoir adjudicateur l’exige ou pour la signature du marché si vous avez été retenu. Pour cela, vous devez disposer d’un certificat de signature électronique fourni par une Autorité de Certification telle que CERTIGNA.

Le certificat électronique pour appel d’offres a en effet pour vocation de garantir l’identité du signataire ainsi que l’intégrité du document numérique signé. Depuis le 1er octobre 2018 et conformément au Règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services), candidater à un marché public requiert, a minima, une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié.

Ce type de signature répond à des exigences accrues en matière d’identification du signataire. Avec l’offre Certigna ID RGS** eIDAS, votre signature de réponse à un marché public remplit non seulement les conditions fixées par le Règlement eIDAS, mais respecte également le niveau RGS** du référentiel général de sécurité (RGS). Dans le cadre d’une réponse électronique à un marché public, une signature comportant un niveau de sécurité RGS* ne suffit pas.

signature électrononique marché public

Un contrat commercial, un mandat, une promesse de vente à faire signer ou une signature de bail en ligne ? Nombre d’entreprises, en particulier dans le secteur de l’immobilier, sont, depuis la crise liée au Covid-19, confrontées à cette question toute simple : comment obtenir une signature ayant valeur légale tout en respectant les mesures de distanciation ? Une solution existe : la signature électronique pour l’immobilier. Avec la crise sanitaire, il est temps de vous y mettre !

L’état d’urgence sanitaire et les mesures de distanciation sociale ont donné un coup de frein à l’activité de nombreux secteurs en France, dont celui de l’immobilier. Ils ont compliqué la réalisation d’actes aussi courants que celui de signer un contrat. Pour les agents immobiliers, les signatures de mandats ou de promesses de vente ont ainsi dû être reportées, voire annulées. Le recours à la signature électronique pour l’immobilier fournit une solution simple pour poursuivre son activité, en toute souplesse et en limitant les contacts physiques.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est une signature sur un document numérique. Elle a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Entre ces deux paraphes, seul le support diffère –numérique d’un côté, papier de l’autre. Tout comme la signature manuscrite, la signature électronique garantit l’intégrité d’un document et en identifie l’auteur. 

L’utilisation de la signature électronique est reconnue en France depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 qui lui confère une valeur légale identique à celle de la signature manuscrite. Sa reconnaissance au niveau européen date de la même année. Le règlement européen eIDAS, entré en vigueur le 1er juillet 2016, précise quant à lui les différents niveaux de sécurité de signatures électroniques et leur assure la même valeur légale dans tous les pays de l’Union européenne. 

En France, dans le cadre de la loi Hoguet, la signature électronique pour l’immobilier peut être utilisée pour différents actes tels que la signature d’un mandat électronique de vente ou de location, celle d’une offre d’achat, d’un bon de visite, d’un état des lieux ou d’un bail électronique.

 

Pourquoi utiliser la signature électronique en tant qu’acteur de l’immobilier ?

La signature électronique étant équivalente à une signature manuscrite, elle apporte une valeur juridique incontestable aux différents documents liés à l’activité immobilière. Elle simplifie aussi les actes courants. 

La signature électronique pour l’immobilier offre trois principaux atouts : 

Gain de temps : grâce à la signature électronique dans l’immobilier, nul besoin de réunir les différentes parties prenantes (agent ou mandataire, vendeurs et acheteurs). La signature se fait en ligne, par chacun, au moment qui lui convient le mieux. Elle facilite aussi l’envoi et l’échange des documents signés, sans être obligé de passer par la voie postale. 

Simplicité : chaque signataire doit disposer d’une adresse mail et d’un numéro de téléphone mobile pour signer électroniquement. La signature se fait ensuite en quelques clics à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un mobile.

Sécurité : la signature électronique dispose d’une valeur légale reconnue aussi bien en France qu’en Europe. Son niveau de protection grâce à la certification la rend infalsifiable.

Là encore, le recours à la signature électronique va faciliter le workflow.

Simplicité : le recours à la signature électronique pour l’immobilier locatif simplifie le processus de contractualisation mais aussi celui de la gestion locative, de la constitution du dossier à la signature en ligne du bail électronique. 

Sécurité : la signature électronique permet d’éviter la modification a posteriori du bail par l’une des parties prenantes. Tout comme pour les actes d’achat ou de vente, la signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite.

Toutes les parties prenantes y trouvent leur compte. La signature électronique permet d’accélérer le processus soit d’achat et de vente soit de location. Pour les professionnels de l’immobilier, c’est l’assurance de toucher plus rapidement leur commission. Pour les acheteurs, vendeurs ou locataires, c’est celle d’accomplir plus simplement les démarches inhérentes à leur projet immobilier – et ainsi pouvoir le réaliser en un temps plus court.

Et dans tous les cas, en évitant l’impression papier, c’est un geste de plus pour l’environnement !

Comment utiliser la signature électronique dans l’immobilier ?

La crise sanitaire ne fait qu’accentuer qu’un mouvement entamé depuis plusieurs années : la montée en puissance de la signature électronique pour toutes formes de contrats, dont les contrats immobiliers. Un système de contractualisation digitale grâce à la signature électronique permet de maintenir l’activité pour les nombreuses entreprises qui ont régulièrement des besoins en signature que les contrats soient commerciaux, d’embauche ou de prestation de services…

Dans le secteur de l’immobilier, la signature électronique peut être utilisée :

À noter : seules les signatures électroniques reconnues dans le cadre du règlement eIDAS ont une valeur légale : la simple numérisation d’une signature manuscrite sur un document papier n’a aucune valeur dans ce cadre. Faites donc le choix d’une solution qui intègre un haut niveau d’exigence et assure la conformité eIDAS.

Pour vous accompagner dans votre passage à la contractualisation digitale, Certigna dispose d’une plateforme de signature, Tessi Sign, qui intègre la brique de signature électronique Certigna, conforme au règlement eIDAS.

La solution Tessi Sign est la réponse aux besoins en signature électronique de votre entreprise. Répondant aux standards eIDAS, Tessi Sign est disponible en quelques clics, est facile à mettre en place et simple à utiliser. Elle permet des mono ou multi-signatures, se paramètre rapidement et vous permet d’apposer une signature électronique sur tous vos documents.

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